Pengelolaan Surat Keluar Instansi Pemerintah

Seperti halnya surat masukmaka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah, memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain. Pengelolaan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut :

1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis

Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok.

Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima.

Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor).

Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi (stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju.

2. Pengiriman Surat

Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agenda surat keluar. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat keluar.

Nomor

Tanggal

Dikirim Kepada

Hal

Lampiran

Keterangan

Sebelum surat itu dikirim, petugas pengirim surat hendaknya melakukan pengecekan kembali dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor,tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah lengkap.

b. Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam sampul surat.

c. Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu ditujukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain misalnya segera, sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan sebagainya.

d. Untuk sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas dan cap dinas.

e. Setelah surat itu lengkap, maka sekarang siap untuk dilakukan pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui pengantar surat (caraka) atau melalui pos.

f. Saat mengirimkan surat kepada suatu instansi, seorang caraka hendaknya meminta tanda terima dari PNS penerima surat sebagai tanda bukti bahwa surat tersebut telah dikirimkan ke tempat tujuan.

Dengan kemajuan teknologi di bidang komunikasi, surat juga dapat dikirim melalui faksimile, teleks, radiogram, surat kawat, dan sejenisnya. Surat-surat yang dikirim dengan cara demikian, tidak memerlukan sampul surat. Surat-surat yang bersifat rahasia, sebaiknya tidak dikirim melalui cara ini.

About these ads

16 responses to “Pengelolaan Surat Keluar Instansi Pemerintah

  1. langkah menyusun agenda perjalanan dinas pimpinan

  2. 1. jika berkenan, mohon dapat dikirim sistem koding terbaru.

    2. untuk surat masuk, apakah surat yg didistribusi ke unit juga perlu dicopy arsip di pusat?

  3. ehm…

    q lage bikin TA mengenai pengelolaan surat masuk dan keluar pada UPTD(dinas pendidikan)

    Mau tanya mslah diposisi surat tu juga ada buku agendanya juga ga sprti ketika mncatat srt msk dan keluar…?

    Menurut Bp Apakah perlu jg nanti di TA saya diberi alur pnjlsan mslh disposisi surat

    judul TA saya adl

    membuat Sistem Informasi Pengelolaan Srt Masuk dan Keluar pada UPTD XXX

    Saya sdh dapat mekanisme,alur msk n alur keluarnya dr Bpk…
    Trimakasih sebelumnya..

    Kalo bisa bntu tlng bntu saya juga mslh pembuatan sistem nya
    yaitu DFD,FOD…dan lain nya

    Suwun…

  4. Satu pertanyaan lage..

    Saya mempnyai gmbrn membuat SI nya mnggunakan VB..
    Menurut saya nanti kolom2 yg bpk jlskn mengenai Pencatatan srt msk n keluar nantinya saya bikin kan form inputan pada program Visual Basic nya

    Menurut Bpk..
    Form apalage yg hrs saya buat selain form pendataan srt msk dan form pendataan srt keluar??

    sekali lage trimakasih..
    Dan saya tnggu jawabannya..

  5. sy lg mnyusun TA mngnai tata naskah untuk surat msuk dan surat kluar,,mohon penjlasan tntng ERD & PDMx
    terima kasih

  6. trima kasih pak, coretan bapak sangat bermanfaat bagi banyak orang, terutama para PNS yang bekerja di unti tersebut untuk lebih profesional….

  7. tolong dong bu kirimi saya panduan kode tuk penomoran surat secara umum ke email: hartoyofrisly@rocketmail.com. Thanks a lot

  8. Terima kasih semoga bermanfaat bagi kami, dan demi kelancaran tugas-tugas pengarspan surat dinas

  9. sy sedang menyusun KKP tema yg mau di angkat “pengelolaan surat masuk dan keluar di Dinas Kepandudukan” sy bingun membuat DFD dan FOD nya, apakah bisa bantu saya

  10. Ah pusing ak ! Bantu kakak ak Cari TugaS tentang SUrat-Menyurat gini ! :(

  11. bisa tolong buatkan Diagram Alur Datanya seperti apa??

  12. saya pinjam yah data data ini sebagai data presentasi saya buat ujian nanti .
    terima kasih :)

  13. contoh aflikasinya broo!!!!!!!!!!!!!
    ada???

  14. Kalau bisa ditampilkan contohnya juga pak.

  15. tolong di bantu judul sistem informasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar…

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s