Mekanisme Surat Masuk dan Keluar dari Suatu Kantor

Setiap hendak mengakhiri sesi mata diklat manajemen Perkantoran pada Diklat Prajabatan, tidak lupa akan selalu saya sertakan sebuah cerita….tentang dua orang PNS yang kebetulan saling kenal….dan PNS 1 (Widi) hendak titip surat kepada PNS 2 (Roni)….begini katanya….

Widi : ”Ron….aku mau titip surat pada Kepala Kantormu nih….Tolong sampaikan ya….?! Kamu khan sama Kepala Kantormu, Pak Budi, khan tetanggaan….”

Na….dari situ saya akan bertanya pada para peserta ”Apa yang seharusnya dilakukan Roni….?! Apakah diperbolehkan langsung menyerahkan surat itu pada Pak Budi yang kebetulan adalah tetangganya…?!”

Dari situ saya akan melanjutkan cerita itu dengan menjelaskan bagaimana sebaiknya sebuah surat dinas itu diperlakukan, yakni melalui sebuah mekanisme birokrasi surat dinas, baik masuk maupun keluar. Sebuah cerita yang bagi saya biasa-biasa saja mengingat itu yang biasa saya lakukan….Hanya saja, saya menjadi terkejut saat secara tidak sengaja menerangkan hal itu pada para peserta Diklat Pim IV….ternyata banyak dari mereka yang tidak mengetahuinya secara mendetail seperti yang saya jelaskan…..hingga saya jadi merasa perlu untuk mengangkat masalah ini dalam tulisan saya kali ini….

Pada dasarnya mekanisme surat masuk dan keluar dari suatu kantor digambarkan dalam alur berikut ini.

Slide1

Penjelasannya adalah sebagai berikut. Jika gambar diatas merupakan sebuah hubungan diantara dua kantor A dan kantor B, maka A dalam lingkaran merupakan simbol dari Kepala kantor A dan B dalam lingkaran merupakan simbol dari Kepala Kantor B. Pada dasarnya, jalan keluar masuk sebuah surat dinas harus melalui bagian Tata Usaha (TU) atau bagian Sekretariat. Sebagai misal, jika Kantor B hendak menyurati Kantor A khususnya pada bagian Sumber Daya (SD) maka aliran surat pertama kali akan berlangsung dari TU kantor B ke TU kantor A (dilambangkan pada angka 1). Selanjutnya, surat akan dinaikkan ke Kepala Kantor (2) untuk mendapatkan disposisi (3). Dari disposisi tersebut surat baru diserahkan pada bagian SD (4). Dengan kata lain, bagian tata usaha tidak boleh langsung menyerahkan surat kepada bagian SD tanpa sepengetahuan Kepala.

Mekanisme selanjutnya adalah bagian SD akan membuatkan konsep surat jawaban kepada kantor B….untuk kemudian diserahkan lagi pada bagian TU (5). Bagian TU kemudian meneliti isi surat, khususnya yang terkait dengan tata naskah (bukan contentnya) lalu setelah OK, TU kemudian menaikkan surat pada Kepala (2)….setelah kepala kantor meneliti kontent konsep jawaban maka surat jawaban ditandatangani untuk kemudian diserahkan kembali pada TU (3) untuk diberi nomor, dicatat pada bagian surat keluar dan akhirnya surat jawaban itu dikirimkan kembali pada kantor B. Beberapa pertanyaan peserta yang terkait dengan mekanisme surat masuk dan keluar tadi akan saya uraikan sebagai berikut.

1. Bagaimana dengan yang harus dilakukan Roni pada kasus diatas….?! Jawabannya adalah walau Pak Budi merupakan tetangga satu RT, dan surat itu memang ditujukan buat Kepala Kantor yang kebetulan dijabatnya, Roni dalam hal ini tak boleh langsung memberikan surat itu pada Pak Budi. Mekanisme yang benar adalah Roni seharusnya memberikan surat itu pada Bagian Tata Usaha Kantor, untuk dicatat dahulu dalam bagian surat masuk baru kemudian diserahkan oleh TU pada Pak Budi.
2. Apabila kepala kantor tidak ada di tempat sementara jawaban harus diberikan sesegera mungkin, bolehkah Bagian SD langsung menjawab surat pada kantor B dengan menandatangani langsung dengan embel-embel atas nama Kepala Kantor…?! Jawabannya adalah tidak boleh. Konsep tetap harus diberikan pada bagian TU, untuk selanjutnya TU akan menandatangankan konsep surat tersebut pada pejabat yang ditunjuk (PLT=pelaksana tugas harian)…. Ini yang saya tegaskan saat mendapat pertanyaan…”bolehkah seorang Kepala Bidang menandatangani surat keluat (ke instansi lain)…?!” Tentu saja dengan alasan apapun jawabannya tidak…!! Memang kesannya adalah mempersingkat birokrasi….tapi hal itu tidak tertib administrasi dan yang lebih fatal adalah tidak dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya mengingat segala kegiatan kantor harus sepengetahuan kepala kantor yang merupakan penanggung jawab seluruh kegiatan kantor tersebut…
3. Jika Anda diminta mengirim surat yang bersifat mendesak untuk segera mendapat jawaban…sementara kebetulan itu sudah hari Jum’at siang hingga kantor sudah tutup dan baru Senin buka lagi…padahal Senin surat itu harus dibalas dengan isian form-form yang banyak…(sesuatu yang lumrah terjadi dalam kantor pemerintah) maka yang dilakukan adalah mendatangi rumah Kepala TU (kalau gak ada ya Kasi di Bagian TU) dan menyerahkan surat itu padanya….selanjutnya Kepala TU lah yang akan mengurusi surat itu sampai selesai….
4. Bolehkan bagian TU membuka surat yang diperuntukkan bagi Kepala Kantor….?! Jawabannya….. tentu saja boleh karena itu memang tugasnya….!! (Membaca dan meneliti terlebih dahulu isi surat sebelum disampaikan pada Kepala). Sehingga tidak ada lagi alasan surat balasan terlambat gara-gara para staf tak berani membuka surat saat Kepala Kantor tidak ada….

Itu saja yang bisa saya sampaikan pada tulisan kali ini. Yang perlu digarisbawahi adalah Bagian Tata Usaha lah sebenarnya yang sangat berperan pada kegiatan perkantoran khususnya pada urusan administrasi. Sehingga dalam berbagai kesempatan saya selalu minta agar bagian TU diadakan…khususnya pada beberapa SD kecil yang biasanya tenaga adminsitrasi atau TU belum ada dan biasanya lebih sering diserahkan pada kepala sekolah….sesuatu yang bagi saya akan menghambat kinerja Kepala Sekolah dalam memikirkan arah kemajuan sekolah…akibat terlalu sibuk ngurusi masalah administrasi…. Untuk itu, saran saya adalah walau secara struktural bagian TU itu tidak ada….maka bentuklah dengan anggota beberapa guru (secara bergiliran kalau perlu)…minimal secara fungsional bagian TU tetep harus ada….

About these ads

7 responses to “Mekanisme Surat Masuk dan Keluar dari Suatu Kantor

  1. Mohon informasi, apakah saat ini sudah ada aturan yang mengatur batas waktu surat dinas harus dijawab, karena saya sering mengajukan surat ijin dsb namun jawabannya berlarut larut. Terima kasih.

  2. apa saja pertanyaan dalam surat menyurat

  3. bikinkan surat masuk dan surat keluar

  4. definisi penyelesaian agenda surat keluar khususnya untuk pelaksana yaitu sekretaris direktur pada suatu Direktorat di kementerian apa saja?

  5. Sebuah bahasan yg sangat kami butuhkan, trimakasih

  6. The exact most beneficial manner in which in order to hydroponic tomatoes
    is usually for you to find gut some sort of wonderful
    indoor growing systems. Offers ideal hydrofarm raptor might be without a doubt aeroponics diy the item can be your finest
    technique toward turn downward. Often the most excellent way to
    help you hydrofarm ck64050 is actually for you to come across your self
    the latest excellent hydrofarm ballast. You’ll will be able to find out about t5 grow light fixtures though one really are gardening tips as well as indulge in executing the following.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s