Kesalahan Yang Sering Dilakukan

Kesalahan Yang Sering Dilakukan Oleh Pegawai dalam Kegiatan Perkantoran

 Mengajar atau lebih tepatnya memfasilitasi proses belajar mengajar dalam kegiatan diklat selalu merupakan pengalaman yang lutfi1oil.jpgmengasyikkan. Selalu mengasyikkan karena seperti juga saya menuangkan segala sesuatu di blogosfer ini, saya selalu berusaha menjadikannya sebagai tempat sharing dalam arti saya juga pengen dapat menggali pengalaman dan pengetahuan peserta dari materi yang saya sajikan. Dan itu akan berguna untuk memperkaya mutu sajian saya di masa mendatang.

Hari senin kemaren, 12 Pebruari 2007, merupakan saat pertama saya memulai tugas mengajar di Tahun 2007 ini. Kebetulan hari itu saya mengajar materi Manajemen Perkantoran Modern pada anak-anak Prajabatan Golongan I/II Tahun 2007 Angkatan I, yang sebagian besar merupakan CPNS Provinsi dengan instansi asal sebagian besar dari rumah sakit. Bagi saya mengajar bukanlah sekedar meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan mereka terhadap materi, akan tetapi tujuan saya adalah merubah sikap dan pola pikir untuk selalu belajar memperbaiki segala sesuatu, utamanya memperbaiki motivasi bekerja.

Model pembelajaran kontekstual mulai saya terapkan dalam proses belajar mengajar, dengan menitikberatkan pen€gamatan peserta terhadap kesalahan yang dilakukan PNS dalam kegiatan perkantoran, mulai dari korespondensi, manajemen kearsipan, penyusunan pelaporan dan komputerisasi perkantoran. Ada beberapa materi diskusi yang saya berikan guna memperkaya pemahaman mereka terhadap materi.

  1. a. Apa yang harus anda lakukan saat menerima surat masuk ? (tatacara mengawal surat masuk); b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat masuk ?
  2. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak mengirimkan surat ? (tatacara mengawal surat keluar); b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat keluar ?
  3. a. Apa yang harus anda lakukan agar arsip mudah ditemukan ?; b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan kegiatan pengarsipan sehingga menyebabkan arsip susah ditemukan ?
  4. a. Apa yang harus anda lakukan saat melakukan penyusutan arsip ?;  b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan penyusutan arsip sehingga menyebabkan kondisi “banjir arsip” atau hilangnya arsip yang masih dibutuhkan ?
  5. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak menyusun surat dinas ? ;b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun surat dinas ?
  6.  a. Apa manfaat teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran ?; b. Menurut pengamatan Saudara, kesulitan apa yang seringkali terjadi dalam memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran di unit kerja Saudara ?
  7. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyusun Laporan ? ; b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun laporan ?

Kesalahan PNS Dalam kegiatan Perkantoran
Ada beberapa hal menarik yang dikemukaan peserta sehubungan dengan pengamatan mereka terhadap kesalahan PNS dalam kegiatan perkantoran.

  1. Mengawal Surat Masuk, hal-hal yang sering lalai dilakukan oleh PNS saat mengawal surat masuk antara lain adalah tidak adanya bukti serah terima surat sehingga surat seringkali terlambat pendistribusian atau malah hilang sama sekali.
  2. Mengawal Surat Keluar, Menurut peserta tembusan surat jarang dikirimkan. Hal lain adalah tanda terima surat yang sering lupa dimintakan. Peserta juga menekankan perlunya memiliki arsip surat yang belum distempel basah guna mengantisipasi jika ada instansi susulan yang perlu dikirimi surat.
  3. Penemuan Arsip (Retrieval), Arsip dari instansi pemerintah memang sering hilang. Hal ini disebabkan adanya peminjaman surat dari pengarsip yang tidak dicatat sehingga apabila surat tersebut lupa dikembalikan, sulit untuk melacaknya.
  4. Penyusutan Arsip (Jadwal Retensi Arsip), Kondisi banjir arsip akibat penyusutan arsip yang terlambat menjadi kesalahan instansi pemerintah pada umumnya.
  5. Menyusun Surat Dinas, Kesalahan yang sering terjadi dalam penyusunan surat dinas terutama adalah kesalahan penulisan. Dikemukakan juga agar ada standar baku dalam penulisan surat dinas mengingat sebagian besar surat dinas masih mengikuti bahasa ”selera” pimpinan. Penentuan tembusan kepada siapa saja juga menjadi diskusi menarik pada forum ini.
  6. Komputerisasi Perkantoran, Komputer yang masih kurang menjadi kendala utama dalam usaha penerapan komputerisasi perkantoran. Disamping itu komputer kantor yang terbatas itu umumnya juga masih ’dikuasai’ orang-orang tertentu sehingga menyulitkan bagi PNS yang belum bisa dan pengen belajar komputer.
  7. Penyusunan Laporan, Data yang kurang valid, analisis yang kurang tajam serta daftar pustaka yang terbatas menjadi kelemahan utama penyusunan laporan milik instansi pemerintah.

Demikian dan semoga dapat dijadikan patokan bagi para pimpinan dalam upaya memperbaiki pelaksanaan manajemen perkantoran di unit kerjanya.

Iklan

21 responses to “Kesalahan Yang Sering Dilakukan

  1. Salam Kenal…

    Tulisan Bapak tentang perkantoran memang sangat bagus. Apalagi saya orang kantoran juga. Memang kadangkala masalah administrasi, lebih-lebih ke-Tata Usaha-an sering dianggap sepele oleh pegawai kantoran. Sehingga seringkali surat masuk dan keluar tidak terdata dan terarsip dengan baik dari tahun ke tahun.

    Kalau usul Bapak tentang sistem “komputerasi” kantoran memang langkah tepat. Kalau perlu sekarang dikembangkan yang namanya “Office Local Area Network” and “Office Digital”. Sehingga data dapat tersimpan dengan baik.

    Salam hormat saya,
    ttd
    M.CHOIRY

    NB. Mohon ijin alamat blog anda saya masukin di blogroll saya

  2. Sayangnya tahun kemaren banyak komputer-komputer milik instansi pemerintah diserang brontok….sehingga membikin takut pake jaringan di internet. Padahal………

  3. salam kenal..

    pak. saya sangat suka dengan tulisan bapak tentang hal ini.
    karena hal ini memang langsung menyentuh kegiatan sehari2 yang selalu kita lakukan.
    saya juga memberikan usul kepada bapak, agar dapat lebih meng up load tulisan 2 terutama yang berteme tentang manajemen perkantoran ataupun yang menyangkut tentang masalah itu.

    dan lagi pak. kalau saya bisa minta tolong.
    saya sangat kekurangan sumber 2 tentang manajemen perkantoran apalagi manajemen perkantoran modern, oleh karena itu saya sangat mengharapkan kalau bapak bisa mengirimkan artikel 2 atau tulisan 2 mengenai hal2 tersebut ke e mail saya di vindi_antonio@yahoo.com.

    sebelumnya saya ucapkan terima kasih atas bantuan dan tulisan bapak.

    regards

    vindi.

  4. Thank’s sudah mampir….rajin-rajin nengok aku ya…soalnya tulisanku baru tak posting pas aku lagi mood saja…Tapi kalau dalam bentuk power point tak kirimkan saja…ke your email

  5. Salam Kenal,

    Tulisan bapak sangat membantu saya, apalagi saya ini seorang siswa perkantoran di sebuah sekolah kejuruan khusus saya akan menghadapi ujian nasional produktif yaitu berupa persentase pada tanggal 23 esok…

    saya sangat berterima kasih kepada bapak
    doakan saya supaya saya lulus ujian produktif dan
    bisa melanjutkan ke ujian Nasional bidang studi lainnya..

    Edi
    dendenk_lada_hitam@yahoo.co.id

  6. Ok tak do’ain supaya lulus…walaupun Anda siswa…boleh lo kasih masukan pada blog ini…biar tulisan-tulisanku tambah bener…sehingga lebih bermanpaat juga…

  7. Sangat menarik tulisan bapak tentang manajemen perkantoran. Dapatkah bapak membantu saya, buku apa saja yang menjadi referensi bapak, dan menurut bapak bagus. Terima kasih sebelumnya.

    Salam

  8. Buku2 ttg manajemen perkantoran memang jarang di jual dipasaran…maklum jauh dari komersil…soalnya orang kantor khan jarang beli buku…. Pegangan saya kebanyakan adalah modul2 yang dikeluarkan LAN-RI seperti modul prajabatan, modul Diklat Pim IV, Diklat Pim III….Ini tidak dijual sehingga banyak saya bagi di internet….Untuk buku2, tahunnya kayaknya lebih tua dari modul2 tersebut shg tidak saya rekomendasikan…. Tapi yang bagus ada yakni milik Drs. Dirgo Sabariyanto ttg Bahasa Surat Dinas…. Buku-buku komputer banyak yang bagus…. Saran saya cari buku di perpustakaan2 milik pemerintah, soalnya buku ttg pemerintahannya pasti banyak dan jarang dijual di toko

  9. Pak, boleh juga donk aku dikirimi artkel (ppt) seperti yg bapak kirim ke mas/pak vindi. Aku yakin akan sangat bermanfaat buat aku. Thx b4 ya pak.

    pian s.

  10. waduh….ngirimnya kemana jeng….?!

  11. Maaf pak kelupaan, email saya pian_sers@yahoo.com
    Thanks again…..

    pian s.

  12. Salam kenal Pak,
    Kebetulan sekali, saya lagi googling untuk mencari materi perkantoran modern, ternyata blog Pakne muncul dan pas banget dengan yang saya cari. Masih kebetulan juga, saya ditugasi mengajar materi “Manajemen Perkantoran Modern” untuk Diklat Prajabatan II. Saya merasa harus memberikan diskusi kepada mereka tentang permasalahan yang ada. Ternyata Pakne sudah lebih dulu ngasih bahan untuk feedback mengenai materi ini.

    Saya punya disiplin ilmu komputer, dan mengembangkan jaringan di lingkungan kerja saya, dan saya rasa, perkantoran modern tidak lepas dari peran komputer dan jaringan, mangkanya saya pun banyak menitikberatkan ke pengetahuan komputer dan jaringan pada materi tersebut, seperti penggunaan VOIP, intranet, internet, VPN dll.

    Saya juga minta izin menggunakan feedback yang bapak buat untuk dijadikan bahan diskusi bagi mereka. Boleh kan Pak? He..he..
    Saya juga mau ngembangin ke pertanyaan yang lain.

    Makasih ya Pakne….

  13. Ass. saya sangat tertarik dengan permasalahan perkantoran, sya sendiri seorang pegawai negeri sipil di pemerintah kabupaten Bengkulu Utara.
    Buku buku tentang pelajaran perkantoran dan bentuk tata naskah dinas susah saya temui di toko-toko buku di Bengkulu, oleh sebab itu mohon dong bapak dapat mengirim ke alamat email saya di ganspur@gmail.com, sebagai bahan bacaan untuk saya aplikasikan di daerah saya.
    Makasih pak e…

  14. Terima kasih atas sharing pengalamannya. Saya sekarang ini sedang menyusun SAP Korespondensi Indonesia I ( Surat Dinas )untuk program pendidikan DIII Jaminan Kerja Prodi Adm. Bisnis, konsentrasi SECRETARY. Mohon masukan / input dan saran dari Bapak. Seandainya bapak diminta untuk mengampu mata kuliah tersebut, apakah bapak bersedia ? Terima kasih sebelumnya

  15. Salam kenal,

    Pak tolong dong kalo bisa, saya juga dikirimin artikelnya seperti yang dikirim ke pak vindi dan mbak pians. Alamat saya wid_tri@yahoo.com

  16. Oeee Mbak Witri…sorry banget gak bisa ngirim…cos sekarang bandwithnya demikian lelet hingga susah buat ngirim-ngirim… But jangan kuatir saya baru nemu bahannya di sini http://www.bppk.depkeu.go.id/webpegawai/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=52&Itemid=61

  17. Ass.wr.wb. pak saya mohon informasi siapa tahu bapak tahu tentang jadwal tot calon widyaiswara tahun 2009. saya dari kantor diklat kab. tapteng sumut. email ruhdi_70@yahoo.com terima kasih pak Wass.

  18. bapak saya tertarik dengan manajemen perkantoran modern, seperti teman2 lain diatas, kebetulan saya seorang staff baru dan sedang menyusun makalah dan presentasi tentang manajemen perkantoran modern dalam rangka reformasi birokrat menuju pemerintahan yg baik.
    terima kasih atas kebaikan bapak

    Prananda Surya Airlangga
    prananda@yahoo.com

  19. matur nuwun pencerahannya pak nek bisa saya di kirimi power poinya ke email saya romeo_verd@yahoo.co.id, sangat bermanfaat untuk pengayaan materi manajemen perkantoran modern (saya juga dapet tugas ngajarin materi ini mas nuwun and ditunggu kirimannya.

  20. hasis sartono, S.Kom

    sugeng wilujeng………. boleh jua dunk pak kirimin saya modul powerpointnya… saya dapat tugas mengajar manajemen perkantoran modern di LPJ thn 2009…. matur nuwun…… hasis_s@yahoo.com

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s