Kesalahan Yang Sering Dilakukan

Kesalahan Yang Sering Dilakukan Oleh Pegawai dalam Kegiatan Perkantoran

 Mengajar atau lebih tepatnya memfasilitasi proses belajar mengajar dalam kegiatan diklat selalu merupakan pengalaman yang mengasyikkan. Selalu mengasyikkan karena seperti juga saya menuangkan segala sesuatu di blogosfer ini, saya selalu berusaha menjadikannya sebagai tempat sharing dalam arti saya juga pengen dapat menggali pengalaman dan pengetahuan peserta dari materi yang saya sajikan. Dan itu akan berguna untuk memperkaya mutu sajian saya di masa mendatang.

Hari senin kemaren, 12 Pebruari 2007, merupakan saat pertama saya memulai tugas mengajar di Tahun 2007 ini. Kebetulan hari itu saya mengajar materi Manajemen Perkantoran Modern pada anak-anak Prajabatan Golongan I/II Tahun 2007 Angkatan I, yang sebagian besar merupakan CPNS Provinsi dengan instansi asal sebagian besar dari rumah sakit. Bagi saya mengajar bukanlah sekedar meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan mereka terhadap materi, akan tetapi tujuan saya adalah merubah sikap dan pola pikir untuk selalu belajar memperbaiki segala sesuatu, utamanya memperbaiki motivasi bekerja.

Model pembelajaran kontekstual mulai saya terapkan dalam proses belajar mengajar, dengan menitikberatkan pen€gamatan peserta terhadap kesalahan yang dilakukan PNS dalam kegiatan perkantoran, mulai dari korespondensi, manajemen kearsipan, penyusunan pelaporan dan komputerisasi perkantoran. Ada beberapa materi diskusi yang saya berikan guna memperkaya pemahaman mereka terhadap materi.

1. a. Apa yang harus anda lakukan saat menerima surat masuk ? (tatacara mengawal surat masuk); b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat masuk ?
2. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak mengirimkan surat ? (tatacara mengawal surat keluar); b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat keluar ?
3. a. Apa yang harus anda lakukan agar arsip mudah ditemukan ?; b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan kegiatan pengarsipan sehingga menyebabkan arsip susah ditemukan ?
4. a. Apa yang harus anda lakukan saat melakukan penyusutan arsip ?;  b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan penyusutan arsip sehingga menyebabkan kondisi “banjir arsip” atau hilangnya arsip yang masih dibutuhkan ?
5. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak menyusun surat dinas ? ;b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun surat dinas ?
6.  a. Apa manfaat teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran ?; b. Menurut pengamatan Saudara, kesulitan apa yang seringkali terjadi dalam memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran di unit kerja Saudara ?
7. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyusun Laporan ? ; b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun laporan ?

Kesalahan PNS Dalam kegiatan Perkantoran
Ada beberapa hal menarik yang dikemukaan peserta sehubungan dengan pengamatan mereka terhadap kesalahan PNS dalam kegiatan perkantoran.

1. Mengawal Surat Masuk, hal-hal yang sering lalai dilakukan oleh PNS saat mengawal surat masuk antara lain adalah tidak adanya bukti serah terima surat sehingga surat seringkali terlambat pendistribusian atau malah hilang sama sekali.
2. Mengawal Surat Keluar, Menurut peserta tembusan surat jarang dikirimkan. Hal lain adalah tanda terima surat yang sering lupa dimintakan. Peserta juga menekankan perlunya memiliki arsip surat yang belum distempel basah guna mengantisipasi jika ada instansi susulan yang perlu dikirimi surat.
3. Penemuan Arsip (Retrieval), Arsip dari instansi pemerintah memang sering hilang. Hal ini disebabkan adanya peminjaman surat dari pengarsip yang tidak dicatat sehingga apabila surat tersebut lupa dikembalikan, sulit untuk melacaknya.
4. Penyusutan Arsip (Jadwal Retensi Arsip), Kondisi banjir arsip akibat penyusutan arsip yang terlambat menjadi kesalahan instansi pemerintah pada umumnya.
5. Menyusun Surat Dinas, Kesalahan yang sering terjadi dalam penyusunan surat dinas terutama adalah kesalahan penulisan. Dikemukakan juga agar ada standar baku dalam penulisan surat dinas mengingat sebagian besar surat dinas masih mengikuti bahasa ”selera” pimpinan. Penentuan tembusan kepada siapa saja juga menjadi diskusi menarik pada forum ini.
6. Komputerisasi Perkantoran, Komputer yang masih kurang menjadi kendala utama dalam usaha penerapan komputerisasi perkantoran. Disamping itu komputer kantor yang terbatas itu umumnya juga masih ’dikuasai’ orang-orang tertentu sehingga menyulitkan bagi PNS yang belum bisa dan pengen belajar komputer.
7. Penyusunan Laporan, Data yang kurang valid, analisis yang kurang tajam serta daftar pustaka yang terbatas menjadi kelemahan utama penyusunan laporan milik instansi pemerintah.

Demikian dan semoga dapat dijadikan patokan bagi para pimpinan dalam upaya memperbaiki pelaksanaan manajemen perkantoran di unit kerjanya.