Kesalahan Perkantoran Versi Prajab Jepara

Kesalahan Yang Sering Dilakukan Oleh Pegawai
dalam Kegiatan Perkantoran

Jadi widyaiswara itu ada enaknya juga ada gak enaknya juga (he…he…bahasanya baku banget ya…?). Enaknya ya kita dapat jalan-jalan ke berbagai kota, menikmati suasana baru, juga mencicipi makanan-makanan khas (sampai mirip acara wisata kuliner….susahnya my fave food adalah sego kucing, cos kelamaan di Yogya sehingga lebih tepat jadi….wisata kucingan….), juga ketemu-ketemu sama orang-orang yang berbeda shg bisa saling sharing…. Itu enaknya….Gak enaknya ya…perjalanannya yang bikin capek….kalo sangking capeknya kadang-kadang ngajar sampai ’blank’…..Untung ada laptop….sehingga kalo sedang blank ya….baca laptop doang……alias balik maning nang Laptop…!!

Senin kemaren, 26 Maret 2007, saya mengajar ’Manajemen Perkantoran Modern’ pada anak-anak Prajabatan Golongan III Tahun 2007 Angkatan I di Kabupaten Jepara. Sekilas tentang Jepara, kota yang bersih, nyaman, tenang, tidak terlalu banyak kendaraan, khas kota kecil nan sejuk seperti kota kecilku, Kediri Jawa Timur.
Seperti tulisanku terdahulu, ada beberapa instrumen (lengkapnya instrumen disini) yang saya sebarkan guna memberi penekanan pada bahan ajar sekaligus memberi feedback bagi pemahamanku pada materi. Dan hasilnya adalah

1. Mengawal Surat Masuk
Hal-hal yang sering ditemui peserta saat mengawal surat masuk adalah adanya surat yang ’berhenti’ terlalu lama di meja pimpinan sehingga terlambat dalam pendistribusiannya. Disamping itu masih sering terjadi salah disposisi, dalam arti harusnya menjadi pekerjaan subdin A tetapi malah disposisinya ke subdin B sehingga menyulitkan dalam menindaklanjutinya. Yang menarik adalah adanya SK yang disandera (ini pernah saya alami saat ”mencari” SK CPNS saya yang tersesat entah kemana). Memang budaya ”kalau bisa dipersulit kenapa dipermudah” masih cukup kental di lingkungan PNS yang katrok.

2. Mengawal Surat Keluar
Menurut peserta, tanda terima surat seringkali lupa dimintakan, sehingga kalau ada komplin atau surat ilang bisa kena marah dari pimpinan.

3. Penemuan Arsip (Retrieval)
Arsip dari instansi pemerintah memang sering hilang. Hal ini disebabkan adanya keteledoran dalam penyimpanan arsip, kelalaian dalam pencatatan arsip yang masuk atau karena sistem pengkodean arsip yang tidak benar.

4. Penyusutan Arsip (Jadwal Retensi Arsip)
Kondisi banjir arsip akibat penyusutan arsip yang terlambat menjadi kesalahan instansi pemerintah pada umumnya. Hal itu disebabkan antara lain oleh tidak adanya skala prioritas dalam penyusutan arsip.

5. Menyusun Surat Dinas
Kesalahan yang sering terjadi dalam penyusunan surat dinas terutama adalah kesalahan penulisan. Disamping itu, seringkali PNS menyusun surat dinas berdasarkan kelaziman atau ’save as’ dari surat-surat lama. Sedihnya banyak surat-surat yang disusun instansi pemerintah belum mengacu pada format baku, ejaan baku, komposisi baku sehingga……

6. Komputerisasi Perkantoran
Peserta mengakui bahwa kompetensi PNS dalam penguasaan komputer masih rendah. Bahkan ada itikad yang tidak baik untuk tetap memanfaatkan mesin ketik manual, seperti saat pengetikan SPPD, kwitansi dinas….

7. Penyusunan Laporan
Data yang tidak lengkap, kesalahan penulisan, tidak memenuhi ketentuan penulisan laporan menjadi kelemahan utama penyusunan laporan milik instansi pemerintah.

Bahasan yang dipakai, menurut saya masih kurang tajam dan kurang dalam. Hal ini wajar mengingat sebagian besar peserta adalah guru, yang notabene jarang sekali mengurusi masalah administrasi perkantoran. Sehingga bahasannya lebih banyak ngarangnya atau hanya teoritis saja…….

2 responses to “Kesalahan Perkantoran Versi Prajab Jepara

  1. weleh kalau inget prajab itu, kok isinya cuman push-push saja to pak di daerahku, lah guru diajari urusan surat2an gitu juga je. pas ditanya soal suap-dan keburukan prilaku pejabat jawabannya ngalur ngidul. apa sampai sekarang isi prajab semua pegawai sama yah? semestinya disesuai uraian pekerjaan toh yah, apa sekarang sudah begitu?

  2. Ya…emang model pengajaran Prajab khan model Andragogy (kalo njenengan khan paedagogy)yang lebih banyak game-nya daripada contentnya….tapi game yang relevan dengan materi tentunya….Bagi saya sendiri Membina Prajab lebih saya tekankan pada sikap dan motivasi kerja saja, agar tetap tinggi ditengah kekurangberesan….hingga mampu bertahan…syukur-syukur mampu menjadi agen of change….biar sistem administrasi pemerintahan tidak tambah bobrok…?! Setujukah…?

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s