Kesalahan Administrasi menurut Prajab III Pekalongan Angk.IV

Kesalahan Yang Sering Dilakukan Oleh Pegawai
dalam Kegiatan Perkantoran di Pekalongan

Acara jalan-jalan saya, senin kemaren 2 April 2007, buat ngunjungi anak-anak Prajabatan Golongan III angkatan IV di Kabupaten Pekalongan. Bosen dengan bus saya coba naek Kereta Api Kaligung klas eksekutif jurusan Semarang-Tegal pada minggu sorenya….tapi wuih…penuh sekali tu kereta. Baru ingat….kalo kemaren khan waktunya orang balik…..karena sabtu khan libur jadi banyak orang liburan…… Dan karena udah kadung nyampek stasiun Poncol….meski gak dapat tempat duduk dan harus bayar 25 rebu….gak pa-pa…nglesot aja…..he…he…he…
Dan acara nglesot saya ternyata cukup menghibur karena saya nglesotnya tepat dipintu kereta yang ndak ditutup….. dan kebetulan rel KA tersebut melewati pinggir pantai (bener-bener pinggir banget bahkan kita bisa nonton gemercik ombak yang memecah bibir pantai….) Angin laut nan sejuk….debur ombak…sunset mentari…. menjadi hiburan tersendiri bagiku (hingga aku lupa kalo aku nglesot…) Yang jelas Steven and Coconut Trees langsung membayang di benakku….

“Kunikmati mentari yang mulai menepi…
Dan perlahan menghilang…
Dan senja jingga dekapku damaikan hati……
Waktu melayang….

Sunset yang tenggelam…..
Tampakan indah…tanpa kau disini….
Sunset yang terbenam…..
Tampakkan jingga……tanpa kau disini….

Ah…. jadi melamun….puitis…… campur sedih……soalnya mau ngajak anak-istri mumpung lagi libur……eh…malah mereka tiba-tiba kena pilek…….(tapi ya…malah bagus…soalnya kalo ikut mereka khan harus nglesot juga…). Demikian, setelah nglesot selama satu setengah jam…..diriku tiba di stasiun Pekalongan…..
Berbeda dengan Jepara, sebagian besar peserta diklat berasal dari Staf Pemda non guru, sehingga diskusi menjadi menarik. Instrumen diskusi sudah pernah saya sajikan disini, sedang hasil diskusi adalah sebagai berikut

1. Mengawal Surat Masuk
Ada perdebatan menarik tentang cara menerima surat masuk, sejauhmana kewenangan seorang staf dalam membuka surat masuk. Ini penting guna mensikapi adanya surat masuk sementara pimpinan sedan tidak ada atau malah keluar kota. Hasil diskusi mensepakati bahwa jika surat ditujukan pada pimpinan unit kerja (mis: kepada Kepala BKD) maka staf boleh membukanya untuk melihat isinya, utamanya melihat urgensi terhadap organisasi dan mendesak tidaknya surat dijawab. Apabila surat ditujukan atas nama pribadi (mis: kepada Sdr. Lukman [yang saat itu merupakan kepala BKD]) maka staf tidak boleh membukanya karena dianggap urusan pribadi. Disamping itu ditemukan juga adanya kasus pimpinan yang sering mengarsip surat itu sendiri tanpa diserahkan pada staf pengurus arsip. Tentu saja hal itu akan menyulitkan jika arsip dicari dikemudian hari.

2. Mengawal Surat Keluar
Menurut peserta yang sering lalai adalah tanda terima surat sering lupa dimintakan. Disamping itu jika surat harus dikirimkan pada banyak instansi, pimpinan cukup tanda tangan satu kali saja. Setelah itu surat dikopi dan distempel basah. Menurut peserta itu akan meringankan tugas pimpinan tanpa mengurangi keabsahan surat.

3. Penemuan Arsip (Retrieval)
Agar arsip dari instansi pemerintah tidak sering hilang, perlu dilakukan metode penyimpanan arsip yang benar. Ada pertanyaan dari peserta DPU tentang penataan arsip di lingkungan DPU yang sangat banyak. Disini seluruh peserta merasa mengalami kesulitan dalam penataan arsip DPU tersebut. Untuk itu para peserta sepakat bahwa arsip memang sebaiknya diurusi oleh orang khusus, atau nggak bisa disambi. Dari sini kita bisa melihat pentingnya keberadaan seorang pejabat fungsional arsiparis.

4. Penyusutan Arsip (Jadwal Retensi Arsip)
Ada dua macam penyebab terjadinya kesalahan dalam penyusutan arsip. Pertama, tidak tertibnya sistem penyimpanan arsip, dalam arti arsip tidak dipisahkan antara jenis arsip tidak penting, arsip yang membantu, arsip penting dan arsip vital. Dari pemisahan tersebut maka seorang petugas arsip akan mudah dalam menyusutkan atau memusnahkan arsip. Kedua, tidak ada proses penyortiran arsip sehingga kadang ada arsip yang masih dibutuhkan, ikut dimusnahkan. Untuk memusnahkan arsip, tidak disarankan melalui pembakaran karena akan menyebabkan polusi. Arsip lebih baik dijual setelah terlebih dahulu dipotong-potong via mesin pemotong kertas. Cara ini lebih efektif, mengingat nilai kerahasiaan arsip tetap terjaga, disamping penjualan kertas juga lebih mahal dalam bentuk potongan-potongan.

5. Menyusun Surat Dinas
Pada dasarnya ada dua masalah dalam penyusunan surat dinas, yaitu masalah kebahasaan dan non kebahasaan. Menurut pengamatan saya, banyak tata naskah dinas yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah lebih menitikberatkan pada faktor non kebahasaan, seperti bentuk surat, jenis kertas, stempel dinas, amplop yang digunakan dan penyimpanan arsip. Sedangkan masalah kebahasaan, seperti kesalahan ejaan, kesalahan pemilihan kata, kesalahan makna kalimat, kesalahan komposisi kalimat, jarang diperhatikan. Akibatnya banyak format surat yang disusun, secara hukum memang sah karena didukung oleh SK Bupati, SK Gubernur dsb…., atau bisa dikatakan sudah baik tetapi belum benar karena tidak berpedoman pada kaidah Bahasa Indonesia baku.

6. Komputerisasi Perkantoran
Serangan virus masih menjadi kekhawatiran terbesar bagi peserta dalam melakukan komputerisasi perkantoran. Disamping itu penyimpanan data pada komputer susah dicari oleh orang yang tidak ahli. Akibatnya para peserta mengeluhkan volume pekerjaan yang tinggi pada PNS yang memiliki ketrampilan komputer yang baik. Bahasan ini dapat Anda lihat lagi pada tulisan computer not a monster.

7. Penyusunan Laporan
Untuk laporan, masih dijumpai laporan yang terlalu tebal, bertele-tele, memasukkan data-data yang kurang relevan, sehingga tujuan penulisan laporan menjadi kabur. Disamping itu, masih banyak laporan yang hanya sekedar mengikuti laporan lama, walupun laporan lama itu belum tentu benar.

Demikian sedikit kisah jalan-jalan saya di Kota Pekalongan, meski awalnya cukup menyedihkan tetapi pengalaman mengajar bagi saya tetap sebuah pengalaman yang menyenangkan……walaupun akhirnya aku pulang harus nglesot juga karena kereta yang penuh…..Dan sebagai tanda nikmat terhadap penderitaan yang kuterima….dari stasiun sampai rumah aku nekad ngojek walau Semarang hujan rintik-rintik…..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s