Para Kartini Muda bicara Tentang Kesalahan Yang Sering Terjadi pada Manajemen Perkantoran

Seperti sudah saya ceritakan pada tulisan sebelum ini, kelas saya kali ini begitu istimewa. Bayangkan…..dari 40 peserta, 33 diantaranya adalah wanita….!! Jadi kalau jaman dahulu kita pernah nonton film-nya Usmar ismail (?) ”Perawan di Sarang Penyamun…..”, maka mungkin ’my fave director’ Joko Anwar di masa depan bisa membuatkan saya sebuah film…yang intinya menceritakan bagaimana sulitnya perjuangan seorang lelaki diantara banyaknya kaum wanita…..seperti ramalan banyak ilmuwan tentang populasi kaum pria yang semakin menurun……ming guyon cahgak usah dianggep serius…..tapi yen tenanan, kayaknya asyik juga…….emm……

Tetapi keistimewaan kelas saya itu bukan hanya dominasi wanitanya….. melainkan kondisi kelas yang begitu hidup, sangat antusias, bersemangat belajar yang tinggi….sehingga saya merasa sedang berdiri pada sekolah jaman dahulu…..dimana Raden Ajeng Kartini sedang bersekolah….ya….saya seolah-olah berdiri di depan Kartini-Kartini muda…..Alangkah indahnya……mungkin bentuk kesetaraan gender yang demikianlah yang menjadi idaman para tokoh emansipasi kita di jaman perjuangan……

Sebagian besar peserta diklat berasal dari guru, sedikit dari tenaga kesehatan dan staf Pemda. Seperti biasa, peserta saya minta untuk menyusun surat dinas, dan saya bagi dalam kelompok-kelompok menurut jenis surat dinas yang pernah mereka susun. Disini saya lebih menekankan pada aspek kebahasaan surat dinas, mengingat format surat dinas antar instansi berbeda-beda. Kesalahan yang sering dilakukan peserta diklat ini antara lain adalah pada penulisan kop surat, penggunaan tanda koma mengikuti penulisan nama, tempat, hari, tanggal pada penulisan surat undangan, surat perintah, atau surat panggilan. Disamping itu kesalahan yang jamak terjadi terutama pada akhir surat dinas, dimana masih sering ditemui kalimat akhir yang masih salah adalah ”demikian kami sampaikan…..”

Selanjutnya peserta saya ajak berdiskusi tentang kesalahan yang sering dilakukan dalam pelaksanaan administrasi perkantoran modern. Instrumen diskusi sudah pernah saya sajikan disini, sedang hasil diskusi adalah sebagai berikut :

1. Mengawal Surat Masuk
Perdebatan menarik masih tentang cara menerima surat masuk, sejauhmana kewenangan seorang staf dalam membuka surat masuk. Ini penting guna mensikapi adanya surat masuk sementara pimpinan sedang tidak ada atau malah keluar kota. Dan memang ada kesepakatan bahwa jika surat ditujukan pada pimpinan unit kerja (mis: kepada Kepala BKD) maka Bagian TU berhak membukanya terlebih dahulu sebelum diserahkan pada pimpinan. Jika pimpinan tidak ada surat akan diserahkan pada pimpinan yang diserahi wewenang. Disamping itu ditemukan juga adanya kasus-kasus surat masuk yang lupa teragenda atau lupa diarsip. Tentu saja hal itu akan menyulitkan jika arsip dicari dikemudian hari.

2. Mengawal Surat Keluar
Menurut peserta, tanda terima surat yang biasanya disebut sebagai buku ekspedisi sering lupa dimintakan. Disamping itu jika surat harus dikirimkan pada banyak instansi, pimpinan cukup tanda tangan satu kali saja, termasuk nomornya satu saja sudah cukup (tidak perlu ada banyak nomor surat untuk setiap tujuan surat). Sedangkan perlu tidaknya surat dichek sampai tidaknya pada yang bersangkutan via telephone, para peserta merasa perlu dilakukan, walaupun secara teori dengan adanya tanda terima surat maka surat dianggap sudah terkirim. Tetapi demi kelancaran pelaksanaan suatu kegiatan maka rasanya masih perlu dilakukan chek ulang melalui telepon.

3. Penemuan Arsip (Retrieval)
Agar arsip dari instansi pemerintah tidak sering hilang, perlu dilakukan metode penyimpanan arsip yang benar. Ada beberapa hal yang menjadi penyebab hilangnya suatu arsip, yaitu : adanya kasus tidak dikembalikannya arsip di tempat semula atau salah meletakkan arsip. Oleh karena itu, peserta mengharapkan agar dibuatkan buku khusus peminjaman arsip guna mengurangi arsip yang hilang.

4. Penyusutan Arsip (Jadwal Retensi Arsip)
Ada pertanyaan menarik, yakni bagaimana menemukan arsip yang sudah berumur 10 tahun mengingat arsip jumlahnya sangat banyak. Jawaban peserta adalah melakukan klasifikasi arsip guna mengurangi jumlah arsip yang masih perlu disimpan, yakni dipisahkan antara jenis arsip tidak penting, arsip yang membantu, arsip penting dan arsip vital. Dari pemisahan tersebut maka seorang petugas arsip akan mudah dalam menyusutkan atau memusnahkan arsip. Hal lain yang disoroti peserta adalah kasus mutasi pada petugas arsip seringkali menyebabkan kacaunya arsip yang telah tersusun dengan baik. Sekali lagi saya menekankan pentingnya jabatan fungsional arsiparis guna mengurusi masalah arsip. Jabatan ini sekaligus juga memungkinkan sebuah instansi menyimpan arsipnya terpusat pada bagian Tata Usaha dan tidak ada dobel penyimpanan arsip di bidang-bidang.

5. Komputerisasi Perkantoran
Keluhan masih banyaknya PNS yang belum mampu mengoperasikan komputer secara baik, masih menjadi hambatan utama dalam penerapan teknologi informasi di lingkungan perkantoran. Disamping itu, hambatan lain adalah terbatasnya sarana Teknologi Informasi di lingkungan perkantoran. Hal ini diperparah dengan masih rendahnya kesadaran para pimpinan tentang pentingnya komputerisasi perkantoran tersebut. Buktinya setiap ada usulan untuk mengadakan perangkat komputer selalu saja tidak terpenuhi secara memuaskan. Hal lain yang disoroti peserta adalah begitu cepatnya perkembangan dunia teknologi informasi sehingga menyebabkan PNS selalu merasa ketinggalan dengan perkembangan terbaru.

6. Penyusunan Laporan
Kasus yang mengemuka adalah terlalu kakunya laporan yang harus dibuat seorang PNS. Hal ini terutama berkenaan dengan jumlah anggaran, termasuk harga-harga barang, yang telah ditetapkan proposal. Disini laporan selalu diminta sesuai dengan proposal yang telah disusun. Padahal harga barang-barang saat pelaksanaan kegiatan sudah berubah dan harus disesuaikan. Kondisi ini akan menyulitkan dalam penyusunan laporannya. Sekali lagi masih ada kasus yang lucu dalam penyusunan laporan, utamanya pada format yang telah ditetapkan. Laporan yang telah disusun berdasarkan format baku, kadang-kadang dianggap salah jika personil peneliti/evaluator format laporan tersebut pindah atau mengalami mutasi. Dengan kata lain suatu format laporan akan diintrepretasi berbeda oleh person yang berbeda.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s