Pendapat Para Guru Kebumen Tentang Manajemen Perkantoran

”Menurut Bapak, apa pengalaman yang menarik selama mengajar…” sebuah pertanyaan dilontarkan salah seorang peserta Prajabatan Golongan III Kabupaten Kebumen. Susah juga, tetapi bagi saya sampai saat ini pengalaman mengajar masihlah sebuah pengalaman yang menarik, mengesankan dan selalu menghadirkan sesuatu yang membantu pengembangan diri saya. Sebagai contoh, saat di Kebumen rabu-kamis kemaren saya berjumpa dengan seorang guru dari sekolah langka, yakni sebuah SMAK jurusan Kelautan…terletak di tepi laut atau di bagian selatan Kebumen, yang baru berdiri selama 3 tahun. Juga saya bertemu seorang guru SMAK….dimana sekolahnya memiliki dua jurusan, Otomotif dan Tata Boga…!!

Terlepas dari itu….lokasi mengajar saya kali ini demikian jauh….yakni di Komplek diklat kesehatan, yang dulunya milik Departemen Kesehatan atau lebih dikenal sebagai Bapelkes Gombong, kira-kira 5 jam perjalanan dari Semarang….itupun jika kita naik Bus Patas….yang kayaknya juga satu-satunya….. Waktu itu aku berangkat hari Rabu tepat pukul 1 siang, sampai lokasi jam 6 sore….istirahat sebentar tanpa berani mandi, karena udara mendung sejak pagi plus aku baru naik bus Sumber Alam yang AC-nya demikian dingin, aku langsung tancap gas ngajar mulai pukul 19.00 – 21.10….

Walaupun sebagian besar merupakan guru plus dokter, dan kesemuanya merupakan pejabat fungsional yang jarang ngurusi masalah adminsitrasi perkantoran……acara ngajar saya cukup menyenangkan…dimulai dengan penyusunan surat dinas yang ternyata hasilnya cukup baik….tidak banyak kesalahan yang dilakukan peserta dalam menyusun surat dinas….mungkin karena mereka seluruhnya pejabat funsional yang lebih murni alias belum banyak tercemari dengan berbagai format surat dinas yang umumnya mengindahkan aspek kebahasaan…..Kesalahan paling pada penulisan kop surat, penggunaan tanda koma mengikuti penulisan nama, tempat, hari, tanggal pada penulisan surat undangan, surat perintah, atau surat panggilan. Juga kesalahan pada awalan surat yang belum mengikuti kaidah SPOK, seperti contoh pada awalan surat yang belum bersubyek, misalnya ”yang bertanda tangan di bawah ini  …..”

Selanjutnya peserta saya ajak berdiskusi tentang kesalahan yang sering dilakukan dalam pelaksanaan administrasi perkantoran modern. Instrumen diskusi sudah pernah saya sajikan disini, sedang hasil diskusi  adalah sebagai berikut :

1. Mengawal Surat Masuk
Kasus yang sering ditemui peserta antara lain adalah hilangnya surat masuk atau tidak terarsipnya surat akibat seringnya surat masuk di sekolah yang langsung diserahkan kepada yang bersangkutan tanpa melalui bagian Tata Usaha terlebih dahulu. Tentu saja hal itu akan menyulitkan jika arsip dicari dikemudian hari.

2. Mengawal Surat Keluar
Seperti peserta diklat prajabatan lain, tanda terima surat yang biasanya disebut sebagai buku ekspedisi sering lupa dimintakan. Untuk kesempurnaan manfaat buku ekspedisi, buku ekspedisi sedikitnya harus berisi nama penerima, tanggal penerima dan kalau perlu ada cap dari instansi penerima. Disampng itu, perlu diperhatikan juga sifat surat, apakah surat biasa, rahasia atau sangat rahasia guna menentukan model pengiriman surat keluar.

3. Penemuan Arsip (Retrieval)
Ada beberapa hal yang menjadi penyebab hilangnya suatu arsip, yaitu : tidak dilakukan pengelompokkan arsip, tidak adanya bukti peminjaman arsip sehingga arsip hilang atau lupa tidak dikembalikan atau yang lebih parah arsip terlanjur dimusnahkan tanpa sengaja. Disamping itu, kesalahan meletakkan/menyimpan arsip juga menyebabkan arsip susah ditemukan.

4. Penyusutan Arsip (Jadwal Retensi Arsip)
Guna memudahkan penyusutan arsip, langkah pertama adalah mengelompokkan arsip dalam arsip dinamis atau arsip statis. Setelah itu arsip dikelompokka lagi menjadi arsip tidak penting, arsip yang membantu, arsip penting dan arsip vital. Model penyimpanan arsip yang tradisional yakni tanpa dipisahkan arsip aktif dan non aktif menjadi kesalahan utama dalam penyusutan arsip.

5. Komputerisasi Perkantoran
Hal utama yang disorot peserta adalah minimnya faktor pendanaan, khususnya masalah biaya perawatan dan upgrade komputer. Disamping itu faktor PNS senior yang tidak menguasai komputer juga menjadi kendala dalam pemanfaatan Teknologi Informasi Perkantoran. Ada keluhan dari salah seorang dokter yakni penerapan TI pada Puskesmas malah memberikan beban tambahan karena pegawai disamping harus memasukkan data melalui SIM juga masih harus menuliskannnya secara manual. Disamping itu, juga dipertanyakan faktor instansi pemerintah yang lebih percaya pada bukti tertulis daripada bukti elektronik.

6. Penyusunan Laporan
Kasus yang mengemuka adalah sulitnya memperoleh bukti fisik, utamanya pada kasus-kasus bukti keuangan yang berskala kecil semisal : biaya makan pada warung-warung kecil (apa kita harus selalu makan di warung besar yang punya kwitansi…?) atau biaya transportasi ke pelosok-pelosok (apa harus selalu beli bensin ke Pom-Pom bensin..?).

Demikian sedikit perjalanan saya di Kebumen….suatu kota yang perjalanannya cukup menyiksa dan bikin sakit……’pa lagi pas pulangnya, setelah sempat deg-degan akibat takut kehabisan bus…..perjalanannya pulangnya sendiri terasa lamaaaa banget….seakan-akan naek bus kagak abis-abis…..

Iklan

3 responses to “Pendapat Para Guru Kebumen Tentang Manajemen Perkantoran

  1. Salam Hormat, Salam Senyum Kanggo Sedulur Kabeh
    Assalamu’alaikum Wr. Wb.
    Perkenalkan, Saya H.M.Jamil,SQ,MPd ingin meminta dukungan Saudara dalam pemilihan Caleg DPR RI PPP 2009 Dapil Kebumen, Banjarnegara & Purbalingga.
    Semoga bermanfaat bagi kita semua.
    Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

  2. Weleh weleh … aku pikir berkomentar tentang topik yang di angkat … jebule pakai strategi lain dalam mempublikasikan diri… any way selamat sampean sudah menggunakan IT Based

  3. Ya semoga setelah Pak Mujamil sowan ke blog ini dan terpilih, mau memperhatikan nasib para guru. Amin

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s