Ngajar di Sebuah Panti Asuhan

Pendapat CPNS Pati Tentang Manajemen Perkantoran  

Lokasi ngajar saya kali ini adalah sebuah Panti Asuhan di Pati yang dikelola oleh instansi pemerintah pusat. Cukup senang saya melihat lokasi panti asuhan yang begitu bersih, bagus, nyaman layaknya komplek sekolah modern di kota-kota besar. Bahkan kondisi Panti Asuhan itu lebih baik daripada kondisi SD Negeri tempat anak saya bersekolah. Suasana yang rindang, ada taman-taman, lapangan olah raga dan juga permainan-permainan bagi anak-anak yang cukup lengkap. Sehingga kayaknya saat itu saya sedang berdiri di sebuah komplek Panti Asuhan idaman para pendiri Negeri ini seperti diamanatkan oleh UUD 1945. Ah….semoga seluruh Panti Asuhan yang ada di negeri ini kondisinya seperti komplek PSAA di Pati ini….sangat layak hingga tak salah Pemda Pati memilihnya menjadi lokasi Diklat Prajabatan…..

Saya nggak tahu mengapa, tetapi dalam waktu yang berdekatan ada lagi peserta yang menanyakan apa yang paling menarik selama saya mengajar…..dan seperti di Kebumen, jawaban saya tetap sama yaitu dapat bertemu orang-orang, saling sharing, dan tentu saja kesemuanya itu dapat memperkaya my competencies…….Dan pertambahan kompetensi saya kali ini adalah berkenaan dengan sesuatu yang pernah saya tulis di Kebumen yaitu”yang bertanda tangan di bawah ini  …..” Waktu itu menurut saya kalimat itu belum bersubjek, tetapi ternyata salah seorang peserta yang merupakan Guru Bahasa Indonesia menyatakan bahwa kata ’Yang’ sudah mewakili sebuah subjek….Selanjutnya, seperti biasa peserta saya ajak berdiskusi tentang kesalahan yang sering dilakukan dalam pelaksanaan administrasi perkantoran modern. Ada instrumen tambahan yang saya berikan yakni kesalahan yang dilakukan saat menyelenggarakan sebuah rapat. Instrumen diskusi lainnya sudah pernah saya sajikan disini, sedang hasil diskusi  adalah sebagai berikut : 

1.     Mengawal Surat Masuk

Kasus yang sering ditemui peserta antara lain adalah hilangnya surat masuk akibat ketlingsut. Disamping itu, kebiasaan lupa mencatat pada buku agenda surat masuk merupakan kesalahan umum pada penanganan surat masuk. Sementara surat masuk juga sering terlambat terdistribusi akibat perilaku pimpinan yang kadang tidak segera memberikan disposisi.  

2.     Mengawal Surat Keluar

Seperti peserta diklat prajabatan lain, tanda terima surat yang biasanya disebut sebagai buku ekspedisi sering lupa dimintakan. Disamping itu, kesalahan yang sering ada adalah salah memberikan kode surat karena lupa cara penomoran kode registrasi surat yang seringnya sudah di-Perda-kan. Sebagai contoh nomor surat Kabupaten Pati: 900/I/VII/2007 berarti surat berasal dari Bagian Keuangan (kode 900 merupakan milik Bagian Keuangan Setda Kabupaten Pati), merupakan nomor urut pertama (kode I), pada bulan Juli (kode VII) dan di tahun 2007. 

3.     Penemuan Arsip (Retrieval)

Ada beberapa hal yang menjadi penyebab hilangnya suatu arsip, yaitu : tidak dilakukan pengelompokkan arsip, tidak adanya bukti peminjaman arsip sehingga arsip hilang atau lupa tidak dikembalikan atau yang lebih parah arsip terlanjur dimusnahkan tanpa sengaja. Disamping itu, kesalahan meletakkan/menyimpan arsip juga menyebabkan arsip susah ditemukan. 

4.     Penyusutan Arsip (Jadwal Retensi Arsip)

Ada kasus pemusnahan arsip-arsip yang dikelompokkan sebagai arsip tidak penting, semisal surat undangan yang aturannya boleh segera dimusnahkan. Ternyata pada kenyataannya arsip tersebut dibutuhkan sebagai bukti pendukung arsip penting atau vital. Disamping itu, kasus kurang memahami tentang manajemen kearsipan juga menjadi faktor utama terjadinya kesalahan penyusutan arsip. Ada pertanyaan menarik mengenai cara penyimpanan dan penyusutan arsip-arsip milik catatan sipil yang begitu banyak (catatan akte kelahiran, misalnya, bahkan dari jaman bahula) karena gedung arsip catatan Sipil sudah mulai penuh. Saat itu saya mengemukakan ide tentang penyimpanan arsip dengan cara di scan sehingga dapat menghemat tempat dan arsip berbentuk kertasnya bisa segera dimusnahkan.  

5.     Komputerisasi Perkantoran

Faktor PNS senior yang kurang menguasai dan kurang termotivasi menguasai teknologi informasi terbaru menjadi kendala utama dalam pemanfaatan Teknologi Informasi Perkantoran. Disamping itu, perkembangan teknologi yang begitu cepat kadang menyulitkan instansi pemerintah untuk menyediakannya karena perangkat TI biasanya berharga mahal dan saat sudah terbeli….eee ternyata sudah muncul perangkat TI yang model baru… Ada keluhan dari para guru tentang penerapan TI di sekolah, biasanya tidak dilakukan oleh seorang ahli TI dan hanya dilakukan oleh guru biasa yang kebetulan bisa komputer…..(he….jadi ingat Mr. Helgedueblek). 

6.     Penyusunan Laporan

Kesalahan yang dilakukan saat menyusun laporan adalah Tata Bahasa laporan yang biasanya tidak menggunakan Bahasa Indonesia baku dan kurang ilmiah. Disamping itu, hal lain yang kurang diperhatikan adalah berkenaan dengan aturan-aturan penulisan laporan ilmiah, seperti format laporan, ukuran kertas, spasi, cara pengetikan, dan batas tepi laporan. Kesalahan lain umumnya disebabkan waktu pembuatan laporan yang sedikit sehingga banyak data-data yang belum sempat dimasukkan.  

7.     Penyelenggaraan Rapat Dinas

Ini merupakan materi baru dari Diklat Prajabatan dengan berpatokan bahwa banyaknya jenis rapat yang diselenggarakan instansi pemerintah di Indoesia sehingga kadang menyita waktu pekerjaan. Dan menurut peserta, kesalahan yang sering dilakukan saat menyelenggarakan sebah rapat dinas adalah:

a.      Waktu pelaksanaan yang sering molor dari jadwal yang ditetapkan, utamanya saat memulai rapat yang kadang harus menanti kedatangan pesertanya terlebih dahulu.

b.     Agenda rapat seringkali tidak jelas.

c.      Undangan rapat seringkali begitu mendadak sehingga peserta tidak sempat menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan dalam rapat. Dan tempat rapat kadang-kadang juga dipindahkan secara mendadak.

d.     Tempat rapat juga sering kurang layak. Sebagai misal, penerangan ruangan kurang, sirkulasi udara buruk, tempat duduk kurang diatur,  juga peralatan pendukung rapat tidak ada seperti LCD dan Laptop, Sound System, White Board Etc.

e.      Peserta rapat seringkali tidak dapat hadir seluruhnya. Disamping itu, banyak peserta rapat yang meninggalkan ruangan sebelum rapat selesai, juga selama rapat banyak yang kurang berkonsentrasi.

f.       Pemimpin rapat yang kurang dapat mengendalikan rapat, utamanya saat terjadi debat kusir antar peserta atau malah datang terlambat.

g.     Notulis seringkali kurang dapat mencatat esensi dari rapat sehingga poin-poin penting keputusan rapat kurang dapat terdokumentasi. Tentu saja hal ini menyulitkan saat hendak ditindaklanjuti.

One response to “Ngajar di Sebuah Panti Asuhan

  1. yuna_himura_kenshi

    Numpang lewat ..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s