Susahnya Ngajak Diskusi Guru tentang Perkantoran

Gak tau kenapa….hari itu rasanya males banget aku ngajar……mbukak power point kagak, baca bukunya ya ogah…..pendek kata aku maju ngajar dengan waton ngglundung alias hanya mengandalkan frekwensiku yang cukup sering dalam mengajar materi ini…..sehingga segala bentuk isi, jenis game maupun jenis instrumen yang bisa bikin peserta melek ya…sudah apil banget…..so….ya sekali-kali ngikut widyaiswara yang laen…..waton golek honor mengajar…alias just profesional dan tanpa emosi…..

Dan benar saja….begitu masuk kelas….suasana gak enak sudah memenuhi ruang kelas…..mulai peserta yang banyak belum datang hingga jadwal yang semula jam 15.30 dianyang molor jam 16.00….buat sholat katanya…..Setelah itu soundsystem yang kurang keras agak kegedean bass-nya menjadi hal yang mengganggu diriku….belum lagi kabel mike yang gak bisa nyampek belakang hingga susah buat acara tanya jawab…..ditambah ruang kelas yang terlalu luas plus penataan tempat duduk yang bikin susah interaksi jika aku pakai mike….dan jika tanpa mike, bikin suara cepet habis…..Dan yang paling menjengkelkan…..jam 17.00 aku diinterupsi peserta agar disiplin waktu karena waktunya istirahat…..Hah…..!! Khan tadi sudah molor mulainya…..?!

Ada beberapa hal yang mungkin menjadi penyebab kondisiku demikian…. Pertama, fikiranku sedang kacau and sedikit stress akibat konsen berat ngerjakan bahan ajar penyuluh pertanian seperti aku ceritakan kemaren…. Kedua, timing ngajarku yang dimulai jam 15.30……istirahat jam 17.00….mulai lagi jam 19.00….selesai jam 22.00….sambung lagi besok paginya……ya….begitu banyak jam istirahat alias banyak potongan…..yang bikin skenario mengajarku pedhot-pedhot gak karuan…..Ketiga, pesertanya banyak gurunya….so….diskusi perkantoran pastilah gak menarik….gimana asyiknya diskusi dengan orang yang jarang ngurusi kantor…..

Gak percaya…..?! lihat hasil diskusinya yang begitu kurang darah…..sebagai berikut :

1. Mengawal Surat Masuk
Kasus yang sering ditemui peserta adalah penerima surat yang langsung memberikan pada yang bersangkutan tanpa melalui prosedur manajemen/administrasi perkantoran terlebih dahulu, yakni lewat bagian tata usaha.

2. Mengawal Surat Keluar
Seperti peserta diklat prajabatan lain, tanda terima surat yang biasanya disebut sebagai buku ekspedisi sering lupa dimintakan. Disamping itu, kesalahan yang sering ada adalah lupa memberi stempel surat.

3. Penemuan Arsip (Retrieval)

Di sekolah, kegiatan pengarsipan umumnya kurang diperhatian sehingga arsip terkesan acak-acakan. Biasanya tiap guru juga melakukan kegiatan pengarsipan secara pribadi sehingga umumnya juga acak-acakan.

4. Penyusutan Arsip (Jadwal Retensi Arsip)
Tempat arsip umumnya sama sehingga kegiatan penyusutan susah dilakukan.

5. Komputerisasi Perkantoran
Halangan kegiatan komputerisasi perkantoran adalah : masih banyaknya PNS pada instansi pemerintah yang belum menguasai komputer dengan baik. Yang paling susah adalah jika komputer rusak maka penanganannya berjalan lambat sekali. Masalah lain adalah adanya HAKI pada software hingga menjadi mahal untuk ukuran instansi pemerintah, yang masih minim perhatiannya terhadap perkembangan TI.

6. Penyusunan Laporan
Kesalahan yang dilakukan saat menyusun laporan adalah Data yang tidak lengkap, data yang kurang valid/akurat, analisis data yang kurang tepat dan sistematika yang asal-asalan.

7. Penyelenggaraan Rapat Dinas
Kesalahan yang sering dilakukan saat menyelenggarakan sebah rapat dinas adalah:
a. Waktu pelaksanaan yang sering molor dari jadwal yang ditetapkan, utamanya karena sering munculnya pembahasan topik yang bukan menjadi agenda rapat sehingga rapat menjadi bertele-tele.
b. Pemilihan Tempat rapat juga sering kurang tepat. Sebagai misal, kapsitas ruang rapat yang disiapkan hanya untuk 50 peserta…ternyata yang datang lebih dari itu sehingga sangat menyulitkan pelaksanaan rapat.
c. Undangan rapat juga seringkali terlalu mendadak dan seringkali hanya secara lisan.
d. Notulis seringkali kurang dapat mencatat hasil rapat dengan baik.

Tentu saja sebagai widyaiswara, kita gak boleh membiarkan suasana kelas yang garing seperti itu….. pa lagi kitanya sendiri juga loyo seperti itu…..so….pas pelajaran malam hari…saat suasananya kelabu…..saya minta peserta buat mbikin surat dinas….plus mengetikkannya di komputer…..biar suasananya sedikit lebih bebas….sehingga saya ada kesempatan buat interaksi intens dengan peserta…..dan begitu suasana cair…..besoknya saya geber peserta dengan materi-materi berat…..tentu saja pesertanya sudah bersemangat hingga lupa waktu….so…hasil diskusi yang terkesan kurang darah sebenarnya karena waktu diskusi yang mepet hingga terpaksa saya minta diskusinya pake model diskusi panel yang lebih hemat waktu….tapi dengan resiko kurang darah seperti itu…..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s