Giliran Wong Sragen Bicara Tentang Perkantoran

Pernahkah Anda ngajar di depan orang-orang yang ngantuk…..capek…. bahkan sedikit gak enak badan….?! Benar-benar anyel !! Demikian yang saya rasakan Selasa pagi saat mengajar Manajemen Perkantoran di Kabupaten Sragen. Biasanya saat mulai mengajar di pagi hari, saat peserta masih fresh, saya selalu hantam dengan segala macam teori….. naaa…begitu mereka mulai bosen….baru tak ubah model pembelajarannya dengan lebih nyantai…Tapi ini susah…..baru mulai saja mereka sudah ngantuk……Ah…!! Terpaksa jurus-jurus lucu tak kerahkan….mulai dari Polo, Basiyo sampai Mas Thukul tak kerahkan……but hasilnya sama saja…….Ngantuk…..!! Susahnya…….

Tapi saya tak sepenuhnya menyalahkan peserta koq…..Saya lihat mereka kemaren malam sudah dibikin capek dengan segala jenis pelajaran sampai malam…..bahkan jam 10 malam mereka masih harus apel malam…..dan sampai jam 12 malam, masih kudengar para peserta yang berkeliaran….. Kemudian menurut peserta, jam 3 pagi mereka sudah harus bangun…..Gak tau apel paginya jam berapa but yang jelas setengah enam mereka sudah harus senam pagi…….Lha….gimana gak capek plus ngantuk….Kadang-kadang saya sendiri tidak habis mengerti dengan jadwal ketat yang diatur panitia diklat…. Bermacam-macam kegiatan digelontorkan pada peserta dengan begitu padatnya….tanpa memperhatikan kebugaran fisik peserta…..OK…OK mereka selalu sediakan obat-obatan or tenaga medis…..tapi khan obat terbaik adalah pencegahan dan itu adalah tidur yang cukup bukan…..?!

Dan yang lebih menyedihkan adalah….dengan kondisi loyo seperti itu mereka masih harus duduk manis di kelas….harus mendengarkan ceramah yang panjang, bahkan sampai seharian……So…..bisa Anda bayangkan berapa persen materi pelajaran yang dapat diserap peserta…..?! Hampir gak ada….!! Kalau sudah begini njur semuanya diserahkan sama widyaiswara buat membikin peserta mudeng…….Susah khan…..?! Tapi kepiye maneh…..tugase widyaiswara kayane yo termasuk itu….disamping itu memang sudah menjadi tekadku plus resikoku sebagai seorang widyaiswara….. Kuanggap wajah-wajah loyo itu sebagai sebuah tantangan yang harus kutaklukkan….Ya….walau hanya sedikit, mereka harus mendapat something dari proses pembelajaran ini…….

Acara penyusunan surat dinas menjadi andalanku untuk menghidupkan lagi para peserta…..Disini mereka saya minta untuk menyusun surat dinas dan mengetikkannya di komputer…..Nyusunnya sich singkat tapi antreeenya itu yang lamaaaa…..lha gimana gak lama wong komputernya cuman dua….. Trus….biarin aja mereka ngobrol…..khan gak bakalan ngantuk he….he…he…. licik ya…?! Gak semata gitu juga sich…..kesempatan longgar itu juga saya pergunakan buat melakukan pendekatan pada peserta secara bergiliran…..biar akrab plus menampung segala uneg-uneg peserta yang gak dapat diungkapkan di depan kelas….. Dan percayalah, jurus ini selalu ampuh diterapkan pada materi diklat manapun……

Setelah acara nyusun surat selesai ples sudah tak luruskan apa yang perlu diluruskan……. peserta kemudian saya ajak berdiskusi tentang kesalahan yang sering dilakukan dalam pelaksanaan administrasi perkantoran modern. Hasil diskusi adalah sebagai berikut :

1. Mengawal Surat Masuk
Kasus yang sering ditemui peserta adalah sering lupanya memintakan tanda terima saat mendistribusikan surat.

2. Mengawal Surat Keluar
Kasus yang sering ditemui adalah kadang-kadang penerima surat tidak mau mengisi buku ekspedisi. Disamping itu, petugas pengirim sukanya menunda mengirimkan surat. Dan itu akan menyulitkan jika surat tersebut bersifat mendesak.

3. Penemuan Arsip (Retrieval)
Ada beberapa hal yang menjadi penyebab hilangnya suatu arsip, yaitu : tidak dilakukan pengelompokkan arsip, tidak adanya bukti peminjaman arsip sehingga arsip hilang atau lupa tidak dikembalikan atau yang lebih parah arsip terlanjur dimusnahkan tanpa sengaja. Disamping itu, kesalahan meletakkan/menyimpan arsip juga menyebabkan arsip susah ditemukan.

4. Penyusutan Arsip (Jadwal Retensi Arsip)
Guna memudahkan penyusutan arsip, langkah pertama adalah mengelompokkan arsip dalam arsip dinamis atau arsip statis. Setelah itu arsip dikelompokkan lagi menjadi arsip tidak penting, arsip yang membantu, arsip penting dan arsip vital. Kesalahan utama adalah surat biasanya tidak dipisahkan sehingga sulit dalam menyusutkan arsip. Disamping itu petugas arsip kurang bertanggung jawab dalam melakukan pengarsipan.

5. Komputerisasi Perkantoran
Hal utama yang disorot peserta adalah rendahnya kemampuan SDM PNS dalam menguasai TI. Akibatnya instansi pemerintah lemah atau lambat dalam penanganan atau jika terjadi gangguan virus, gangguan jaringan/internet, gangguan listrik, gangguan pada hardware/software serta gangguan di media penyimpanan.

6. Penyusunan Laporan
Pembuatan laporan menurut peserta seringkali masih mementingkan penampilan daripada isi. Maksudnya laporan itu tiap tahun atau tiap kegiatan yang penting ada. Kalau masalah isi, kebanyakan laporan yang disusun masih bersifat kurang jelas, kurang objektif, tak sesuai sasaran, kurang konsisten dan tidak tepat. Bahkan waktu pembuatannya juga kurang cepat.

7. Penyelenggaraan Rapat Dinas
Hal-hal yang mengganggu selama pelaksanaan rapat dinas antara lain adalah rapat sering tidak tepat waktu, peserta tidak serius dalam mengikuti rapat, saling melempar tugas, susah menemukan kesepakatan, serta peserta sering tidak hadir tanpa alasan yang jelas.

Diskusi berjalan dengan baik…lancar dan tidak ada lagi peserta yang ngantuk….. dan tidak ada yang lebih membahagiakan dari saya kecuali saat mendengar jawaban dari peserta atas  pertanyaan berikut ”apakah Anda belajar sesuatu hari ini….?” Kalau awal sesi mereka menjawab dengan ogah-ogahan….maka diakhir sesi mereka menjawab dengan semangat……”Banyaaaaak Paaaaaaakkkkk…..!” Dan itulah yang membikin saya bahagia saat pulang………Dan disinilah sebenarnya kenikmatan seorang widyaiswara yang tak terbeli dengan sekedar honor mengajar…….

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s