Mengelola Sesi Tanya Jawab Dalam Presentasi

Banyak orang yang takut untuk menyajikan makalah dalam sebuah presentasi…bukan karena apa-apa…melainkan karena takut ditanya oleh peserta dan tidak bisa menjawabnya. Tetapi sebenarnya hal itu tidak perlu dilakukan mengingat pada dasarnya peserta ’relatif lebih tidak tahu’ dibandingkan dengan para penyaji yang pasti lebih siap dengan bahan-bahan terkait dengan makalah yang diberikan…sehingga bisa dikatakan bahwa peserta pada dasarnya bertanya karena merasa belum tahu dan bukan karena ingin menguji si pembicara. Disamping itu, kalaulah terpaksanya tidak tahu, sebenarnya pembicara bisa mengatakan yang sejujurnya atau boleh menjanjikan pada penanya untuk menjawabnya melalui jawaban tertulis…

Dalam sebuah presentasi, komponen tanya jawab sering digunakan untuk mengukur kesuksesan penyajian. Kualitas dan kuantitas pertanyaan dapat menggambarkan sejauhmana pendengar mengikuti dan mengerti pengajaran Anda. Sesi tanya jawab dapat dilaksanakan di akhir penyajian (secara singkat) atau selama penyajian berlangsung. Dalam setiap sesi tanya jawab fasilitator harus mampu mengontrol pertanyaan dan jawaban yang diberikan terhadap pertanyaan. Fasilitator harus dapat mendengarkan pertanyaan dengan seksama saat ditanyakan untuk mengetahui isi dan emosi pertanyaan. Kalau ada pertanyaan yang kurang jelas, fasilitator dapat mengulangi atau merangkum pertanyaan, namun harus meminta persetujuan penanya apakah rangkuman tersebut telah benar. Rangkuman ini membantu pendengar lain untuk mengetahui inti pertanyaan dan membantu fasilitator akan isi dari pertanyaan tersebut.

Ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh seorang fasilitator agar sukses dalam mengelola sesi tanya jawab, yaitu :

1. Latihlah Pertanyaan. Latihlah pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan. Pertanyaan populer bisa diketahui atau diprediksi dengan mengolah materi Anda sendiri. Caranya, ajukan berbagai pertanyaan dan jawablah. Apa yang cenderung Anda tanyakan sendiri, biasanya juga akan dipertanyakan orang lain. Secara psikis, ini akan meningkatkan kredibilitas Anda. Buatlah daftar FAQ (famous actual Question). Dari waktu ke waktu, daftar itu akan terus bertambah dan berkembang. Setelah 5 atau 6 kali membawakan materi yang sama, Anda biasanya sudah bisa memperkirakan hal-hal apa sajakah yang akan dipertanyakan oleh audience.

2. Giring Pertanyaan. Setelah Anda berlatih dengan berbagai pertanyaan, Anda bahkan bisa menggiring pertanyaan ke arah yang Anda inginkan. Arah ini, tentulah arah yang merupakan pendalaman materi. Caranya, adalah dengan memicu pertanyaan dengan pertanyaan lain. Tanyakan pada diri sendiri di depan audience, “Salah satu pertanyaan yang sering diajukan kepada Saya adalah…” Ini akan memancing munculnya berbagai pertanyaan lain dari mereka.

3. Ulangi Pertanyaan. Sekalipun Anda telah mendengarkan pertanyaan itu. Sebab audience yang lain mungkin belum. Ulangi untuk kepentingan mereka, dan Anda. Mengulangi pertanyaan akan memperjelas pemahaman Anda tentang apa yang disampaikan si penanya. Ini juga akan memberi waktu bagi Anda untuk menyusun kata-kata jawaban. Anda mungkin ingat ini, “Mengerti pertanyaan adalah 50% mengerti jawaban”. Anda bisa mendapatkan 50% pertama itu dari Anda sendiri, dengan mengulang dan memperjelas pertanyaan. Atau, Anda memperolehnya dari si penanya sendiri, dengan memintanya mengulang pertanyaan dan memperjelasnya. Tanpa ia sadari, dirinya sebagai si penanya telah menyumbang 50% jawaban. Bahkan, jika Anda menggunakan teknik bertanya dengan akurat, Anda mungkin bisa berkata begini, “Nah! Anda sudah menjawabnya sendiri!”

4. Tunda Jawaban. Anda boleh menentukan kapan Anda harus menjawab. Anda bisa mengatakan, “Saya akan menjawab pertanyaan Anda di akhir sesi kita, ok?” atau “Saya tidak bisa menjawab pertanyaan itu dalam sesi ini. Bagaimana jika setelah woekshop ini selesai?” atau “Saya akan kembali pada pertanyaan itu nanti. Terimakasih, sekarang kita teruskan.” Jika Anda mau, Anda bisa saja mengambil risiko sebanding dengan keuntungannya. Saat menyampaikan materi bicara, Anda bisa mengatakan, “Jika ada pertanyaan, silahkan langsung menginterupsi.” Dengan ini Anda belajar mengontrol posisi dan navigasi dari sesi bicara. Jika Anda cukup baik, interupsi-interupsi itu tidak akan membuat Anda tersesat untuk selalu kembali ke titik yang benar. Bahkan, cara ini dapat menjadikan Anda sebagai pengontrol sesi yang baik. “Maaf, itu akan kita bicarakan nanti setelah makan siang.”

5. Katakan Tidak Tahu. Jika Anda memang tidak tahu jawabannya. Anda bisa meminta bantuan audience lain untuk menjawabnya. Atau balikkan kepada si penanya dan tanya pendapatnya. Inilah cara di mana Anda bisa mendapatkan 50% jawaban dari si penanya sendiri. Bukan tidak mungkin, setelah itu Anda bisa menuntaskannya hingga 100%. Anda juga bisa membuka wacana diskusi. Jika tidak terjawab hari itu, katakan bahwa Anda akan menjadikannya PR dan Anda akan menghubunginya belakangan.

6. Tidak Ada Pertanyaan Bodoh. Jika ada audience yang merasa atau nampak seperti menanyakan sesuatu yang bodoh, katakan “Itu pertanyaan yang bagus.” Dan jangan kaget, jika yang keluar berikutnya adalah pertanyaan-pertanyaan yang memang hebat.

7. Biasakan Diri. Biasakan diri Anda dengan sesi tanya jawab. Sesi ini akan membuat Anda bisa menyelami perasaan dan sudut pandang audience dengan lebih baik. ni bisa menaikkan kredibilitas Anda.

Iklan

5 responses to “Mengelola Sesi Tanya Jawab Dalam Presentasi

  1. mksh banget sarannya

  2. Dear Pak Lutfi,

    Saya suka tulisan-tulisan Anda. Terutama tulisan-tulisan seputar training. Saya rasa kalau tulisan ini dapat dibaca oleh lebih banyak orang…tentu bermanfaat untuk kemajuaan rekan-rekan lain sesama trainer / praktisi training. Kalau tidak keberatan saya amengundang Anda untuk bergabung di komunitas Indosdm.com di http://www.indosdm.com. Portal Kemonitas ini kebetulan saya sendiri yang mengelola. Saya berminat untuk reposting tulisan2 Anda terutama tentang training di website ini.

    Salam

    Avis

  3. Dear Pak Lutfi

    Terimakasih atas tulisan anda, saya merasa sangat terbantu. Mohon ijin tulisan anda menjadi salah satu referensi buat saya.

    thk

  4. Tips yg ok!!!trimakasihhhhhh

  5. terima kasih atas smua sarannya

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s