Aspek Kebahasaan dalam Penyusunan Surat Dinas

Menuliskan tulisan serial tentang permasalahan kebahasan dalam surat dinas instansi pemerintah ternyata butuh energi yang begitu besar hingga gak selesai-selasai. Padahal, tulisan terpopuler dari blog ini adalah tulisan mengenai itu. Dengan kata lain, tulisan mengenai itu kayaknya menjadi sesuatu yang selalu dinantian lanjutannya oleh para pembaca. Bahkan, baru-baru ini saat materi ini saya lontarkan dalam sebuah diskusi kelas Diklat Kepemimpinan Tingkat IV di Pati….permasalahan kebahasaan juga menjadi sesuatu yang baru dan sangat menarik minat peserta….juga diiringi permintaan agar hal itu segera disosialisasikan dalam bentuk produk hukum….sesuatu yang sampai sekarang aku gak tahu caranya gimana ngurusnya….

Na….saat ini saya sedang ditugasi Badan Diklat buat menyusun modul mengenai perkantoran modern bagi peserta diklat prajabatan golongan I, II dan III…dan kebetulan salah satu materinya adalah mengenai penyusunan surat dinas. Tentu saja dengan senang hati materi tentang aspek kebahasaan dalam penyusunan sebuah surat dinas tidak lupa kubahas habis-habisan…..Mumpung lagi minat, sekalian saja sebagian isi dari modul itu, khususnya tentang persuratan tak bagi pada Anda-Anda sekalian….sekaligus sebagai pengobat kekecewaan bagi para pembaca yang merasa tulisan saya tentang permasalahan kebahasaan dalam surat dinas merasa tidak pernah saya tulis dengan lengkap….sorry lagi banyak kesibukan ni….utamanya yang buat-buat modul itu yang bikin pikiran capek….hingga gak sempat ngeblog…. Sekalian janji deh….nanti semua isi modul tentang perkantoran akan saya posting secara bertahap….mulai dari pelayanan telepon, pelayanan tamu, mengelola sebuah rapat…dan masih banyak lagi yang lainnya….ha…ha…ha… Walau tentu saja Anda harus bersabar dahulu karena konsepnya belum selesai secara utuh…..

Penyusunan surat dinas berbeda dari penyusunan tulisan ilmiah lain. Perbedaan ini sebenarnya mengurangi tugas penulis. Dalam surat dinas, penyusun hanyalah harus menuliskan apa yang seharusnya dituliskan tanpa perlu mengembangkan ide-ide kreatif atau menjabarkan ide-ide terlalu rinci. Guffey dkk. (2006) menyatakan ada tiga prinsip dasar dalam penyusunan pesan bisnis, termasuk surat dinas, adalah :

1. Mempunyai Tujuan. Tujuan utama penulisan surat dinas adalah untuk menyelesaikan masalah atau menyampaikan informasi. Oleh karena itu, dalam menyusun surat dinas, pesan yang harus disampaikan harus jelas tujuannya.

2. Hemat Ekonomis. Tulisan yang dibuat hendaknya dibuat singkat, jelas serta tidak bertele-tele.

3. Berorientasi pada Pembaca. Orientasi tulisan pada surat dinas hendaknya agar pesan dapat dimengerti oleh pembaca.

Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa menyampaikan pesan lewat bahasa tulisan semisal dalam sebuah surat dinas, lebih sulit daripada penyampaian pesan dalam bahasa lisan. Dalam penyampaian pesan melalui bahasa lisan, komunikator sangat terbantu dengan unsur suprasegmental (aksen, nada, tekanan) dan paralingual (gerak-gerik tangan, mata, kepala). Disamping itu, jika pembicara salah, kesalahan dapat didengar dan dikoreksi lawan bicara sehingga struktur kalimat yang kurang baik tidak menghambat komunikasi. Yang penting apa yang diucapkan komunikator dapat dimengerti komunikan. Hal-hal yang bersifat membantu tersebut di atas tidak ada dalam bahasa tulisan.

Lebih lanjut Sabariyanto (1998) menjelaskan bahwa untuk dapat menyusun sebuah surat dinas yang baik, seorang penyusun surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Bahasa harus jelas dan hati-hati dalam menyusun kalimat

2. Jangan sampai salah tulis, salah ejaan atau salah informasi

3. Struktur kalimat harus baik, ada subjek, predikat, dan objek

4. Bahasa harus dimengerti oleh siapapun, kapanpun, dimanapun, situasi apapun.

Agar yang terkandung dalam pikiran pembuat surat dapat dimengerti oleh penerima surat (lebih-lebih untuk surat dinas), maka bahasa surat harus mendapat perhatian penulis surat. Untuk tujuan itu pembuat surat harus menggunakan bahasa praktis yaitu :a) Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu; b) Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum, dan bukan kata-kata daerah/asing. Ejaan yang digunakan didalam surat dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975.

Lasahido (2008) menjelaskan bahwa dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktek surat- menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi, Bentuk Full Block, Bentuk Indent, Bentuk Modified Block, sampai dengan Bentuk Semi Block. Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang didasarkan atas keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian, maka dengan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, telah ditetapkan bahwa bentuk setengah lurus (bentuk semi block) merupakan bentuk resmi semua surat-surat keluar bagi instansi-instansi Pemerintah. Contoh bentuk surat beserta bagian-bagiannya tampak pada gambar berikut. (bersambung)