Tata Cara Penyusunan Laporan

Apakah manfaat dari laporan? Bagaimana kaitan antara laporan dengan pegawai administrasi ? Penyusunan laporan untuk pimpinan merupakan bagian dari tugas pegawai administrasi, baik yang bersifat rutin maupun instruksional (perintah atasan). Hal ini dilakukan karena pada hakikatnya tugas mereka adalah meringankan beban pimpinan, dan karena beban tugas pimpinan begitu banyak dan harus diselesaikan maka pegawai harus menyusun laporan untuk pimpinan. Oleh karena itu, penting bagi pegawai administrasi untuk mengetahui dan memahami hal-hal yang berkaitan dengan laporan.

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Uraian berikut akan lebih ditekankan pada pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan laporan tertulis. Laporan inilah yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.

Mekanisme Surat Masuk dan Keluar dari Suatu Kantor

Setiap hendak mengakhiri sesi mata diklat manajemen Perkantoran pada Diklat Prajabatan, tidak lupa akan selalu saya sertakan sebuah cerita….tentang dua orang PNS yang kebetulan saling kenal….dan PNS 1 (Widi) hendak titip surat kepada PNS 2 (Roni)….begini katanya….

Widi : ”Ron….aku mau titip surat pada Kepala Kantormu nih….Tolong sampaikan ya….?! Kamu khan sama Kepala Kantormu, Pak Budi, khan tetanggaan….”

Na….dari situ saya akan bertanya pada para peserta ”Apa yang seharusnya dilakukan Roni….?! Apakah diperbolehkan langsung menyerahkan surat itu pada Pak Budi yang kebetulan adalah tetangganya…?!”

Dari situ saya akan melanjutkan cerita itu dengan menjelaskan bagaimana sebaiknya sebuah surat dinas itu diperlakukan, yakni melalui sebuah mekanisme birokrasi surat dinas, baik masuk maupun keluar. Sebuah cerita yang bagi saya biasa-biasa saja mengingat itu yang biasa saya lakukan….Hanya saja, saya menjadi terkejut saat secara tidak sengaja menerangkan hal itu pada para peserta Diklat Pim IV….ternyata banyak dari mereka yang tidak mengetahuinya secara mendetail seperti yang saya jelaskan…..hingga saya jadi merasa perlu untuk mengangkat masalah ini dalam tulisan saya kali ini….

Pada dasarnya mekanisme surat masuk dan keluar dari suatu kantor digambarkan dalam alur berikut ini.

Pengelolaan Surat Keluar Instansi Pemerintah

Seperti halnya surat masukmaka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah, memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain. Pengelolaan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut :

1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis

Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok.

Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima.

Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor).

Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi (stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju.

Langkah-Langkah Pengelolaan Surat Masuk

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.

Tata Cara Menyelenggarakan Rapat Dinas

Rapat (meeting), baik formal maupun informal dipersiapkan ataupun mendadak, merupakan bagian penting dari kehidupan kerja. Saat penyelesaian pekerjaan lebih berorientasi pada tim dan manajemen menjadi lebih partisipatoris, orang pun menghadiri lebih banyak rapat dibanding sebelumnya. Walaupun demikian, tetap saja hampir secara umum rapat tidak disukai. Komentar yang umum, misalnya ”kita terlalu sering rapat”. ”Rapat tidak menghasilkan apa pun, ” dan ”Buang-buang waktu saja.”

Oleh karena itu, pertimbangan perlu tidaknya menyelenggarakan sebuah rapat menjadi sebuah hal penting. Tidak perlu diadakan rapat kecuali bila topiknya penting, tidak dapat ditunda dan memerlukan suatu pertukaran ide-ide. Jika aliran informasi hanya bersifat satu arah dan tidak memerlukan umpan balik maka tidak perlu menjadwalkan sebuah rapat. Ingat, biaya nyata sebuah rapat adalah produktivitas yang hilang dari para karyawan akibat kewajiban mereka menghadiri sebuah rapat. Untuk memutuskan apakah tujuan rapat tersebut penting, sebaiknya diadakan diskusi singkat dari orang-orang kunci yang hendak diundang, utamanya tentang perlu tidaknya sebuah rapat.

Akan tetapi, rapat mempunyai tujuan penting lain bagi karier Anda di kantor. Karena rapat memberikan kesempatan pada staf untuk tampil sekaligus sebagai sarana utama untuk pengembangan staf, terutama dalam upaya untuk menunjukkan kepemimpinan, keahlian berkomunikasi dan kemampuan staf dalam menyelesaikan masalah. Menguasai ketrampilan dalam mempersiapkan acara rapat, mencatat, dan menghadiri (berkontribusi aktif) rapat dari sejak dini dalam karier secara tidak langsung akan meningkatkan reputasi Anda dalam kehidupan kerja.

Aspek Kebahasaan dalam Penyusunan Surat Dinas (jilid 2 tamat)

He…he….he….ini adalah tulisan lanjutan dari tulisan sebelumnya tentang bagaimana menyusun surat dinas sesuai dengan kaidah Bahasa Indosesia baku….Lalu mengapa koq sampai tak bikin dua edisi….?! Yang jelas biar tulisannya tidak terlalu berat buat diposting ples gak terlalu ngebosenin buat dibaca yang kebetulan nemunya cuman sepethil-sepethil….serta tentu saja agar he…he….he….

Dari gambar di atas, berikut akan dijelaskan bagian-bagian yang ada pada surat dinas secara umum (Sabariyanto, 1998).

1. Kepala Surat

Bagian ini biasa disebut juga Heading atau Letterhead atau Cope surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini adalah :

a. Kepala surat sebaiknya ditulis lengkap (lambang, nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faksimile, alamat kawat.

b. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital.

c. Huruf awal alamat, kotak pos, faksimile dst ditulis dengan huruf kapital, kecuali kata tugas, misalnya dan, dalam, atau

d. Jangan ada yang disingkat, misalnya telp., faks, jln

e. Jangan digunakan po box atau post office box atau cable adress. Gunakan kotak pos dan alamat kawat.

f. Beri garis horizontal pada bagian paling bawah Kop Surat.

2. Tanggal Surat

Bagian ini menunjukkan kapan surat itu dibuat/ ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Penulisan tanggal surat biasanya diikuti dengan lokasi penulisan surat. Akan tetapi, jika dalam kepala surat sudah ada alamat instansi secara lengkap maka penulisan lokasi penulisan surat tidak usah ditulis lagi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah :

a. Kata tanggal tidak perlu ditulis.

b. Angka tahun ditulis lengkap.

c. Nama bulan ditulis dengan huruf dan tidak boleh disingkat.

d. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

e. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital.

f. Spasinya tidak boleh digaris bawah serta jangan dijarang-jarang.

Aspek Kebahasaan dalam Penyusunan Surat Dinas

Menuliskan tulisan serial tentang permasalahan kebahasan dalam surat dinas instansi pemerintah ternyata butuh energi yang begitu besar hingga gak selesai-selasai. Padahal, tulisan terpopuler dari blog ini adalah tulisan mengenai itu. Dengan kata lain, tulisan mengenai itu kayaknya menjadi sesuatu yang selalu dinantian lanjutannya oleh para pembaca. Bahkan, baru-baru ini saat materi ini saya lontarkan dalam sebuah diskusi kelas Diklat Kepemimpinan Tingkat IV di Pati….permasalahan kebahasaan juga menjadi sesuatu yang baru dan sangat menarik minat peserta….juga diiringi permintaan agar hal itu segera disosialisasikan dalam bentuk produk hukum….sesuatu yang sampai sekarang aku gak tahu caranya gimana ngurusnya….

Na….saat ini saya sedang ditugasi Badan Diklat buat menyusun modul mengenai perkantoran modern bagi peserta diklat prajabatan golongan I, II dan III…dan kebetulan salah satu materinya adalah mengenai penyusunan surat dinas. Tentu saja dengan senang hati materi tentang aspek kebahasaan dalam penyusunan sebuah surat dinas tidak lupa kubahas habis-habisan…..Mumpung lagi minat, sekalian saja sebagian isi dari modul itu, khususnya tentang persuratan tak bagi pada Anda-Anda sekalian….sekaligus sebagai pengobat kekecewaan bagi para pembaca yang merasa tulisan saya tentang permasalahan kebahasaan dalam surat dinas merasa tidak pernah saya tulis dengan lengkap….sorry lagi banyak kesibukan ni….utamanya yang buat-buat modul itu yang bikin pikiran capek….hingga gak sempat ngeblog…. Sekalian janji deh….nanti semua isi modul tentang perkantoran akan saya posting secara bertahap….mulai dari pelayanan telepon, pelayanan tamu, mengelola sebuah rapat…dan masih banyak lagi yang lainnya….ha…ha…ha… Walau tentu saja Anda harus bersabar dahulu karena konsepnya belum selesai secara utuh…..

Mengajar Manajemen Perkantoran Yang Tidak Modern….

Akhirnya terjadi juga…..Kegiatan diklat prajabatan yang begitu padat, berurutan dengan volume yang begitu tinggi akhirnya mendapatkan masalahnya juga…..Sebenarnya kegiatan itu saya akui cukup terencana dengan baik (salut buat Mas Edi Wahyono sang kasi Diklat Pim Dasar yang sudi mumet-mumet buat ngatur tuh jadwal….hanya agak sering senyum saja Mas….jok mrengut wae….). Hanya saja, begitu Badan Diklat membuka Diklat Kepemimpinan Tingkat II mulai Selasa tanggal 25 Maret kemaren maka otomatis seperti biasanya, segala daya upaya Badan Diklat Provinsi dikerahkan semaksimal mungkin buat melayani para Bapak-Bapak terhormat yang datang dari seluruh Indonesia itu…..Sebenarnya dari segi pengaturan jadwal maupun SDM tidak ada masalah sama sekali…hanya dari segi equipment kitanya keteteran….utamanya dalam penyediaan alat pembelajaran modern yang bernama LCD Proyektor dan Laptop yang banyak tersedot buat pembelajaran diklat kepemimpinan tingkat II tersebut…..

Dan Selasa sore kemaren….sms dari sekretariat WI datang juga…..”Pak, berhubung LCD sudah dipakai pim 2 maka untk prajb dimohon menyiapkan transparan……. (kalimatnya sengaja tak bikin asli sms yang dikirimkan Agus…) ” Waduh…..bagai disamber geledek rasanya….apalagi saya belum pernah menyiapkan transparansi via OHP untuk mata pelajaran itu….dan waktunya sudah sore lagi…..But setelah thenger-thenger sepanjang Magrib maka sekitar menjelang Isyak saya segera meluncur ke Swalayan ADA buat belanja plastik transparansi and spidolnya….Ya….kuputuskan buat membuat transparansi dengan metode kreatif alias via ketrampilan tangan he….he…he…soalnya mau ngeprint tranparansi yang diketik juga kebetulan printerku lagi ngadat dan belum kubetulin…. dorurot saja, yang penting ada tampilan……Widyaiswara itu khan tukang ndalang dan harus siap dengan kondisi kelas yang seperti apapun….walau sedikit tersenyum kecut juga jika inget materi yang yang akan saya bawakan….Ya….Rabu pagi kemaren saya akan mengajarkan Materi Manajemen Perkantoran Yang Tidak Modern dengan metode pembelajaran yang Tidak Modern……..Waduh……

Kesalahan Penggunaan Tanda Baca dalam Surat Dinas (2)

4.4. Tanda Garis Bawah (_)

Dalam bahasa surat dinas sangat sering ditemukan kata-kata yang seharusnya tidak digarisbawahi, kenyataannya kata-kata itu digarisbawahi. Contohnya seperti berikut.

a. SURAT EDARAN

b. SURAT UNDANGAN

c. Perihal : Permohonan izin

d.

Kepada Yth.  Orang Tua/Wali Murid Kelas II SMP   Hidayatullah di-      S e m a r a n g

Perhatikan contoh judul surat pada butir a atau b, yakni surat edaran dan surat undangan, seringkali diberikan
penegasan yang berbentuk garis bawah atau ditebalkan. Padahal hal tersebut tidaklah benar. Perhatikan juga contoh garis bawah yang salah pada contoh perihal surat dan pada alamat surat di atas. Perhatikan juga tanda hubung (-) yang salah pada kalimat di- Semarang. Perbaikan contoh diatas adalah sebagai berikut.

Giliran Wong Sragen Bicara Tentang Perkantoran

Pernahkah Anda ngajar di depan orang-orang yang ngantuk…..capek…. bahkan sedikit gak enak badan….?! Benar-benar anyel !! Demikian yang saya rasakan Selasa pagi saat mengajar Manajemen Perkantoran di Kabupaten Sragen. Biasanya saat mulai mengajar di pagi hari, saat peserta masih fresh, saya selalu hantam dengan segala macam teori….. naaa…begitu mereka mulai bosen….baru tak ubah model pembelajarannya dengan lebih nyantai…Tapi ini susah…..baru mulai saja mereka sudah ngantuk……Ah…!! Terpaksa jurus-jurus lucu tak kerahkan….mulai dari Polo, Basiyo sampai Mas Thukul tak kerahkan……but hasilnya sama saja…….Ngantuk…..!! Susahnya…….

Tapi saya tak sepenuhnya menyalahkan peserta koq…..Saya lihat mereka kemaren malam sudah dibikin capek dengan segala jenis pelajaran sampai malam…..bahkan jam 10 malam mereka masih harus apel malam…..dan sampai jam 12 malam, masih kudengar para peserta yang berkeliaran….. Kemudian menurut peserta, jam 3 pagi mereka sudah harus bangun…..Gak tau apel paginya jam berapa but yang jelas setengah enam mereka sudah harus senam pagi…….Lha….gimana gak capek plus ngantuk….Kadang-kadang saya sendiri tidak habis mengerti dengan jadwal ketat yang diatur panitia diklat…. Bermacam-macam kegiatan digelontorkan pada peserta dengan begitu padatnya….tanpa memperhatikan kebugaran fisik peserta…..OK…OK mereka selalu sediakan obat-obatan or tenaga medis…..tapi khan obat terbaik adalah pencegahan dan itu adalah tidur yang cukup bukan…..?!

Susahnya Ngajak Diskusi Guru tentang Perkantoran

Gak tau kenapa….hari itu rasanya males banget aku ngajar……mbukak power point kagak, baca bukunya ya ogah…..pendek kata aku maju ngajar dengan waton ngglundung alias hanya mengandalkan frekwensiku yang cukup sering dalam mengajar materi ini…..sehingga segala bentuk isi, jenis game maupun jenis instrumen yang bisa bikin peserta melek ya…sudah apil banget…..so….ya sekali-kali ngikut widyaiswara yang laen…..waton golek honor mengajar…alias just profesional dan tanpa emosi…..

Dan benar saja….begitu masuk kelas….suasana gak enak sudah memenuhi ruang kelas…..mulai peserta yang banyak belum datang hingga jadwal yang semula jam 15.30 dianyang molor jam 16.00….buat sholat katanya…..Setelah itu soundsystem yang kurang keras agak kegedean bass-nya menjadi hal yang mengganggu diriku….belum lagi kabel mike yang gak bisa nyampek belakang hingga susah buat acara tanya jawab…..ditambah ruang kelas yang terlalu luas plus penataan tempat duduk yang bikin susah interaksi jika aku pakai mike….dan jika tanpa mike, bikin suara cepet habis…..Dan yang paling menjengkelkan…..jam 17.00 aku diinterupsi peserta agar disiplin waktu karena waktunya istirahat…..Hah…..!! Khan tadi sudah molor mulainya…..?!

Apa Manfaat Belajar Manajemen Perkantoran Bagi Guru SD…?!

 Guru SD bicara perkantoran….?! Tau apa para Guru SD tersebut tentang Perkantoran…?! Apalagi ini di Purwodadi, sebuah kota kecil di timur Semarang yang relatif jarang dilewati kendaraan karena letaknya yang bukan di jalur utara maupun jalur selatan. Bahkan saat saya konfirmasi, sekolah yang menjadi tempat tugas mereka tidak memiliki ruangan khusus untuk kegiatan ketatatusahaan….bahkan tugas keadministrasian tersebut terpaksa harus dirangkap oleh guru-guru tersebut, alias serba serabutan tentunya……Jadi saat mengajar ”Manajemen Perkantoran Modern” itulah yang saya tanyakan…..Buat apa Anda belajar masalah-masalah perkantoran….adakah manfaatnya…..?!

Ngajar di Sebuah Panti Asuhan

Pendapat CPNS Pati Tentang Manajemen Perkantoran  

Lokasi ngajar saya kali ini adalah sebuah Panti Asuhan di Pati yang dikelola oleh instansi pemerintah pusat. Cukup senang saya melihat lokasi panti asuhan yang begitu bersih, bagus, nyaman layaknya komplek sekolah modern di kota-kota besar. Bahkan kondisi Panti Asuhan itu lebih baik daripada kondisi SD Negeri tempat anak saya bersekolah. Suasana yang rindang, ada taman-taman, lapangan olah raga dan juga permainan-permainan bagi anak-anak yang cukup lengkap. Sehingga kayaknya saat itu saya sedang berdiri di sebuah komplek Panti Asuhan idaman para pendiri Negeri ini seperti diamanatkan oleh UUD 1945. Ah….semoga seluruh Panti Asuhan yang ada di negeri ini kondisinya seperti komplek PSAA di Pati ini….sangat layak hingga tak salah Pemda Pati memilihnya menjadi lokasi Diklat Prajabatan…..

Saya nggak tahu mengapa, tetapi dalam waktu yang berdekatan ada lagi peserta yang menanyakan apa yang paling menarik selama saya mengajar…..dan seperti di Kebumen, jawaban saya tetap sama yaitu dapat bertemu orang-orang, saling sharing, dan tentu saja kesemuanya itu dapat memperkaya my competencies…….Dan pertambahan kompetensi saya kali ini adalah berkenaan dengan sesuatu yang pernah saya tulis di Kebumen yaitu”yang bertanda tangan di bawah ini  …..” Waktu itu menurut saya kalimat itu belum bersubjek, tetapi ternyata salah seorang peserta yang merupakan Guru Bahasa Indonesia menyatakan bahwa kata ’Yang’ sudah mewakili sebuah subjek….

Pendapat Para Guru Kebumen Tentang Manajemen Perkantoran

”Menurut Bapak, apa pengalaman yang menarik selama mengajar…” sebuah pertanyaan dilontarkan salah seorang peserta Prajabatan Golongan III Kabupaten Kebumen. Susah juga, tetapi bagi saya sampai saat ini pengalaman mengajar masihlah sebuah pengalaman yang menarik, mengesankan dan selalu menghadirkan sesuatu yang membantu pengembangan diri saya. Sebagai contoh, saat di Kebumen rabu-kamis kemaren saya berjumpa dengan seorang guru dari sekolah langka, yakni sebuah SMAK jurusan Kelautan…terletak di tepi laut atau di bagian selatan Kebumen, yang baru berdiri selama 3 tahun. Juga saya bertemu seorang guru SMAK….dimana sekolahnya memiliki dua jurusan, Otomotif dan Tata Boga…!!

Terlepas dari itu….lokasi mengajar saya kali ini demikian jauh….yakni di Komplek diklat kesehatan, yang dulunya milik Departemen Kesehatan atau lebih dikenal sebagai Bapelkes Gombong, kira-kira 5 jam perjalanan dari Semarang….itupun jika kita naik Bus Patas….yang kayaknya juga satu-satunya….. Waktu itu aku berangkat hari Rabu tepat pukul 1 siang, sampai lokasi jam 6 sore….istirahat sebentar tanpa berani mandi, karena udara mendung sejak pagi plus aku baru naik bus Sumber Alam yang AC-nya demikian dingin, aku langsung tancap gas ngajar mulai pukul 19.00 – 21.10….

Kesalahan Penggunaan Tanda Baca Dalam Surat Dinas

Ini juga masih rangkaian dari tulisan saya mengenai permasalahan kebahasaan dalam surat dinas instansi pemerintah. Kali ini saya akan coba membahas kesalahan-kesalahan yang lazim terjadi dalam penggunaan tanda baca pada suatu surat dinas. Menurut pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, ada bermacam-macam tanda baca yang dipergunakan di Indonesia, yaitu tanda titik (.), tanda koma (,), tanda titik koma (;), tanda hubung (-), tanda pisah ( _ ), tanda tanya (?), tanda seru (!), tanda kurung [ ( ) ], tanda kurung siku ( [ ] ), tanda petik (”….”), tanda petik tunggal ( ’….’), tanda ulang (…..2), tanda garis miring ( / ), dan tanda penyingkat ( ’ ). Tidak semua tanda baca tersebut lazim dipakai dalam suatu surat dinas. Oleh karena itu, bahasan tanda baca dalam surat dinas akan saya batasi khusus pada tanda baca yang biasa dipakai dalam surat dinas. Bahasan yang diberikan masih menggunakan model contoh, uraian kesalahan, dan pembetulannya

4.1. Tanda Titik (.)
Penggunaan tanda titik yang salah sering ditemukan pada bagian-bagian surat, yaitu pada akhir tanggal surat, akhir nomor surat, akhir hal atau perihal surat, akhir alamat tujuan, akhir salam pembuka, akhir nama pengirim surat, penulisan singkatan nomor induk pegawai (NIP), dan akhir bagian tembusan surat. Contohnya adalah sebagai berikut :
a. Semarang, 24 Juni 2007.
b. Nomer: 272/DKL/2007.
c. Kepada
Yth. Saudara Kepala Dinas Pertanian
Jl. Tarubudaya no. 28.
Ungaran.
d. Perihal: Permohonan Ijin.
e. NIP. 500 055 234.