Kesalahan Penggunaan Tanda Baca Dalam Surat Dinas

Ini juga masih rangkaian dari tulisan saya mengenai permasalahan kebahasaan dalam surat dinas instansi pemerintah. Kali ini saya akan coba membahas kesalahan-kesalahan yang lazim terjadi dalam penggunaan tanda baca pada suatu surat dinas. Menurut pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, ada bermacam-macam tanda baca yang dipergunakan di Indonesia, yaitu tanda titik (.), tanda koma (,), tanda titik koma (;), tanda hubung (-), tanda pisah ( _ ), tanda tanya (?), tanda seru (!), tanda kurung [ ( ) ], tanda kurung siku ( [ ] ), tanda petik (”….”), tanda petik tunggal ( ’….’), tanda ulang (…..2), tanda garis miring ( / ), dan tanda penyingkat ( ’ ). Tidak semua tanda baca tersebut lazim dipakai dalam suatu surat dinas. Oleh karena itu, bahasan tanda baca dalam surat dinas akan saya batasi khusus pada tanda baca yang biasa dipakai dalam surat dinas. Bahasan yang diberikan masih menggunakan model contoh, uraian kesalahan, dan pembetulannya

4.1. Tanda Titik (.)
Penggunaan tanda titik yang salah sering ditemukan pada bagian-bagian surat, yaitu pada akhir tanggal surat, akhir nomor surat, akhir hal atau perihal surat, akhir alamat tujuan, akhir salam pembuka, akhir nama pengirim surat, penulisan singkatan nomor induk pegawai (NIP), dan akhir bagian tembusan surat. Contohnya adalah sebagai berikut :
a. Semarang, 24 Juni 2007.
b. Nomer: 272/DKL/2007.
c. Kepada
Yth. Saudara Kepala Dinas Pertanian
Jl. Tarubudaya no. 28.
Ungaran.
d. Perihal: Permohonan Ijin.
e. NIP. 500 055 234.

Perhatikan contoh-contoh tanda penggunaan tanda titik yang salah pada bagian surat dinas di atas. Kesalahan lain antara lain pada butir a, yakni pada penulisan kata Semarang sebagai penegas asal kota si pengirim. Kata Semarang tidak perlu dicantumkan jika kop surat telah menyebutkan nama dan alamat asal instansi pengirim secara jelas. Penulisan nomer pada butir b, belum menggunakan kata baku.

Kesalahan lain dapat kita temui pada butir c, dimana kata Kepada tidak tepat digunakan mengingat kata kepada adalah menghubungkan antar bagian kalimat, misalnya Tuti sedang menyampaikan sebuah surat (bagian 1) kepada ibunya (bagian 2). Sedangkan kata sapaan Saudara tidak perlu digunakan karena bentuk yang mengikutinya bukan nama orang. Disamping itu, penggunaan jln. tidak boleh disingkat, sedangkan kata no tidak perlu dipergunakan karena mubazir.

Pada butir d, penggunaan kata Ijin bukan kata baku dan huruf awalnya juga jangan memakai huruf kapital. Penggunaan NIP sebaiknya juga tanpa titik dan angkanya juga jangan dijarang-jarangkan. Pembetulan kelima kalimat di atasa adalah sebagai berikut.

a. 24 Juni 2007
b. Nomor: 272/DKL/2007
c. Yth. Kepala Dinas Pertanian
Jalan Tarubudaya 28
Ungaran 55243
d. Perihal: Permohonan izin
e. NIP 500055234

4.2. Tanda Titik Dua (:)
Dalam bahasa surat dinas ditemukan penggunaan tanda titik dua (:) yang masih salah atau sesungguhnya hal itu tidak perlu terjadi. Contohnya sebagai berikut.
a. Telepon : 2515, 3419, 3696, 87062. Telex: 25124
b. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor: 342/Kpts/KU/623/2007 Tanggal : 6 Pebruari 2007.
c.
Kami, Kepala Sekolah SMP 3 Sentolo, di Sentolo, Kabupaten Kulon Progo, Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta menerangkan bahwa :
Nama : SUPRIYANTO
No. Induk Siswa: 1529
Jenis Kelamin : laki-laki
Kelas : II.B
telah keluar dari SMP 3 Sentolo mulai 1 Januari 2007, dengan alasan sudah tidak mempunyai minat untuk bersekolah.

Perhatikan penggunaan tanda titik dua (:) yang kurang tepat pada bagian surat dinas di atas. Perbaikan contoh diatas adalah sebagai berikut.
a. Telepon 2515, 3419, 3696, dan 87062, Teleks 25124
b. Keputusan Menteri Dalam Negeri nomor 342/Kpts/KU/623/2007, tanggal 6 Februari 2007.
c.
Kami, Kepala Sekolah SMP 3 Sentolo, di Sentolo, Kabupaten Kulon Progo, Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta menerangkan bahwa
nama : Supriyanto,
nomor induk siswa: 1529,
jenis kelamin : laki-laki,
kelas : II.B,
telah keluar dari SMP 3 Sentolo sejak 1 Januari 2007 karena sudah tidak mempunyai minat untuk bersekolah.

4.3. Tanda Kurung ( )
Penggunaan tanda kurung yang tidak tepat pada sebuah surat dinas, sering terjadi pada contoh berikut.
a. Lampiran: 1 (satu) lembar
b. Lampiran: 5 (lima) bendel
c.

Kepala

ttd

(Sudjarwo, SH)
NIP. 500 056 071

Penggunaan tanda kurung diantara kata satu atau lima sebagai penegas tidak perlu, angka 5 dan 1 juga tidak perlu ditulis. Akan tetapi, huruf awal kata satu atau lima ditulis dengan huruf kapital. Perbaikan contoh diatas adalah sebagai berikut.
a. Lampiran: Satu lembar
b. Lampiran: Lima bendel

c.

Kepala,

ttd

Sudjarwo, S.H.
NIP 500056071

Perhatikan penambahan tanda koma dibelakang kata kepala. Juga perhatikan penulisan NIP yang benar serta penulisan singkatan gelar SH yang baku.

(Bersambung)