Pengelolaan Surat Keluar Instansi Pemerintah

Seperti halnya surat masukmaka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah, memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain. Pengelolaan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut :

1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis

Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok.

Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima.

Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor).

Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi (stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju.

Pupuklah Karir Anda sebagai PNS…..

Di dalam dunia bisnis, semua orang dibayar dengan 2 koin. Uang tunai dan pengalaman. Pilih pengalaman dulu dan uang tunai akan dating kemudian. (Harold Green)

Bagaimana dengan kehidupan sebagai PNS….?! Mirip-miriplah…lebih bahkan…. mengingat PNS itu kata orang duitnya kecil…jadi daripada sibuk berebut duit yang nggak seberapa, mending Anda sibukkan diri untuk memupuk karier agar semakin baik dari hari ke hari…hingga secara tak sadar, walau gak bisa sekaya para swastanisasi, tiba-tiba Anda tidak merasa kekurangan uang…mirip hidup yang pas-pasan lah….pas pengen beli TV pas ada duit…pas pengen beli Laptop, duit juga pas ada…pas pengen beli mobil, lha koq duitnya pas ada juga…pas pengen beli rumah, pas ada Bank yang bersedia ngutangi….pas pengen punya bini muda, pas…..

Dalam berbagai kesempatan, saya pun sering menekankan pada tunas-tunas muda PNS agar dalam mengarungi kehidupan kerja PNS jangan sekedar nyari duit saja…tapi nyarilah karier…!! Kalo cuman nyari duit maka yang didapat ya cumin duit saja….tapi kalo nyari karier maka duit pun akan ngikut….Emang sih ada sementara kalangan yang berprinsip “pangkat kopral rejeki jendral…” Gak salah juga sih…tapi hati-hati dengan prinsip itukarena akan membuat Anda selamanya Anda akan tetap sebagai kopral alias kacung melulu…!! Padahal jelas kebutuhan manusia akan selalu mengikuti garis Maslow juga…yakni apabila kebutuhan fisik telah terpenuhi maka manusia akan mencari kebutuhan lain yang kualitasnya di atas hal tersebut seperti kebutuhan, akan penghargaan atau aktualisasi diri…..so…jika PNS masih saja berprinsip kerja adalah nyari duit saja maka cepat atau lambat mereka akan mengalami pension dini…alias tiap bulan sih masih gajian tapi kalo masalah kerja malesnya minta ampun…kalo mau kerja paling ya…. asal….

Langkah-Langkah Pengelolaan Surat Masuk

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.

Membuka 2009 dengan Bersenang-Senang

Maksudnya bukannya memulai hari…cuman memulai rutinitas pekerjaan sebagai widyaswara… yakni mulai ngajar-ngajar gitu….Yah seperti Anda sekalian tahu, kalau nggak ada kegiatan diklat, Widyaiswara bisa dikatakan nganggur alias dianggep gak ada kegiatan…walau sebenarnya ada aja sih kegiatan, seperti aku misalnya harus ngrevisi soal-soal ujian prajab yang katanya temen-temen struktural kemaren terlalu sulit…. hingga bikin peserta banyak yang ‘her’atau istilah anak jaman sekarang sebagai ‘remidi’…Sebenarnya sudah tak usahain buat njelasin bahwa ujian biarlah sulit and bikin mereka pusing khan tugasnya peserta buat belajar agar lulus juga…skalian kalo ujiannya sulit panitianya khan bisa lebih berwibawa karena sering disambatin peserta he…he… he…Disamping itu, sistem penilaian khan gak selalu harus model PAP yang kalo gak 70 gak lulus itu….penilaian khan bisa pakek PAN yang lebih luwes and memungkinkan buat dikaji (dikarang bijine) ama panitia….Tapi seperti biasa, struktural khan maunya beres…hingga tetep aja aku kudu nambahin mbikin soal yang kategorinya mudah-mudah….Belum lagi akunya kemudian disuruh skalian mbikinin soal remidi yang model uraian…..njur diminta bikin multiple yang 1,2,3….halah……pusing…..

Kembali ke masalah ngajar yang merupakan tugas utama wdyaiswara….sebenarnya acara ngajarku sudah tak mulai waktu ngajar e-government pada Diklatnya para Camat tanggal 20 kemaren….but bagi aku sendiri, kegiatan ngajar tesebut tak anggep hanya buat pemanasan saja….gimana tidak, ngajarnya cuman 3 JP (sekitar 2 jam seprapat lah…) lawannya juga gak bikin kemringet karena yang dihadapin adalah para orang tua yang gak akrab sama sekali dengan internet….(komputer pun aku ragu mereka akrab…. maklum kebanyakan udah stw dan rata-rata wong ndeso he…he…he…). Jadi acara ngajarnya lebih mirip sosialisasi yang kering dengan diskusi….Na….baru setelah minggu terakhir ini Main Diklat kita, yakni Diklat Prajabatan dimulai lagi serta terus bergulir sepanjang tahun karena rencananya kita mo ngadain 31 angkatan buat golongan III dan 60 golongan II….belum Pim II, III, dan IV….serta penyelenggaraan diklat prajab di daerah-daerah….maka boleh dianggap para widyaiswara telah mulai sibuk bekerja…..alias mulai membuka tahun 2009…..